Une entreprise qui veut avoir une marque employeur démarquée de sa concurrence se doit de définir une planification de l’accueil de ses nouveaux salariés au sein de son équipe. Un salarié qui se plaît dès son arrivée saura se montrer reconnaissant en retour, la fidélisation du salarié à l’entreprise se construit dès son embauche. Il est donc important de connaitre comment bien intégrer un nouveau collaborateur ?
Un process d’intégration pour un onboarding réussi
Lors de l’arrivée dans l’équipe d’un nouveau collaborateur, il y a l’accueil de celui-ci ainsi que son intégration au sein de l’entreprise. Les objectifs de la phase d’accueil sont de le mettre en confiance, de créer un lien, d’accélérer son intégration et de lui donner une image positive de l’entreprise ainsi que de son environnement de travail.
1. Annoncer l’arrivée du collaborateur en amont
Pour qu’un salarié se sente accueilli chaleureusement au sein d’une entreprise, il faut définir avant son arrivée le processus qui sera mis en place. Par exemple il faut veiller à informer les collaborateurs déjà en postes qu’un nouveau collègue va les rejoindre, cela évitera pour ce dernier d’avoir des regards de surprise durant son premier jour si personne n’est au courant de sa venue, cela peut mettre mal à l’aise. Ensuite, il faut lui souhaiter la bienvenue naturellement, puis faire des présentations réciproques.
Le gérant de l’entreprise ou le directeur des ressources humaines doit donner quelques informations clés à son collaborateur quitte à se répéter puisque certaines informations ont pu être délivrées lors de l’entretien. Il faut notamment expliquer le fonctionnement de l’entreprise, ses valeurs, sa culture, les tâches les plus importantes sur son poste, lui donner des informations pratiques sur les horaires ou les repas par exemple. Il faut garder à l’esprit qu’en tant que nouveau salarié, l’entreprise dans laquelle il est embauché lui est totalement inconnue alors il ne faut pas négliger les détails, notamment la visite des locaux ou la remise des documents qui pourront lui être utiles.
Une fois les informations élémentaires données, il faut lui présenter ses collègues ainsi que son environnement de travail. Lui énoncer le déroulement de sa première journée peut être rassurant également, car il ne faut jamais laisser un nouveau venu dans l’incertitude du déroulement de son emploi du temps surtout le premier jour, le temps de prendre ses marques.
2. Mise en place d’un livret d’accueil
Durant la phase d’intégration, certaines entreprises de taille moyenne à grande, mettent en place un livret d’accueil afin de faciliter au mieux l’arrivée du nouveau salarié dans l’entreprise.
Ce livret est un outil de ressources humaines qui est un support de communication et un document synthétique des choses à savoir sur le nouvel environnement. Il est utile afin de donner des repères et indications au salarié. Ce guide poursuit plusieurs objectifs : connaître mieux l’entreprise au sens culturel, se repérer géographiquement dans les locaux ainsi que s’approprier les règles de fonctionnement de l’entreprise. Il ne s’agit pas là d’un document obligatoire dans une entreprise mais celui-ci peut favoriser la motivation et le sentiment d’appartenance des nouveaux venus. Une fois que ce livret d’accueil est mis en place il faut veiller à le tenir à jour au besoin. La présentation et la mise en forme de ce livret doivent être simple et visuelle, souvent au format A5, afin qu’il suscite l’envie au salarié de le lire.
Pour favoriser l’intégration d’un nouveau salarié, les employeurs peuvent mettre en place du tutorat ainsi que du parrainage.
Le tutorat est un système sur le principe de l’apprentissage souvent utilisé lorsqu’un salarié arrive en poste de remplacement d’un salarié déjà existant, il s’agit là d’un passage de relais entre les deux. Il y a souvent une relation de supériorité entre les deux collaborateurs pour que le tuteur transmette son savoir, son expérience et ses connaissances à son successeur.
Le parrainage est mis en place dans les entreprises lors de l’arrivée d’un collaborateur, quelqu’un est désigné dans le service où le nouveau venu sera amené à travailler ou un autre servie de l’entreprise, afin de l’aider dans l’opérationnel. Ce parrain est situé au même niveau hiérarchique afin d’éviter tout lien de subordination. Celui-ci sera en charge de le conseiller, de l’orienter, de l’accueillir, il aura le statut de « coach » auprès du nouveau collaborateur.
3. Réalisation d’un rapport d’étonnement
Il existe également un outil de ressources humaines pour l’intégration du salarié qui est le rapport d’étonnement. Celui-ci permet au salarié de se positionner par rapport à son entreprise d’accueil et ainsi de se poser les bonnes questions sur celle-ci. Il est nécessaire pour connaître le ressenti du salarié et donc de pouvoir corriger les éventuels problèmes. Il est souvent rédigé durant le premier mois d’arrivée au sein de l’équipe afin d’obtenir des réactions à chaud de la part du collaborateur. Il est souvent court, c’est-à-dire une à deux pages maximums. Il apportera un nouveau regard critique pour permettre à l’employeur d’être en constante amélioration. Le nouveau salarié pourra se sentir valorisé et reconnu si son avis est pris en compte grâce à cette rédaction
4. Faire plaisir avec un welcome pack à son arrivée
Offrir plusieurs goodies utiles à la nouvelle recrue peut aussi être une bonne attention. Cet acte peut dans ce sens aller dans la continuité du processus d’intégration.
Il faut savoir que chaque spécialiste en objets publicitaires proposent de nombreux goodies de bureaux qui peuvent être à l’effigie de votre entreprise : tasse, stylo, clé USB, gourde isotherme, carnet, chargeur etc… Certains fournisseurs de goodies proposent de créer son welcome pack complet pour les nouvelles recrues.
