En vogue depuis quelques années, la GED est un système informatique qui facilite le stockage et la gestion des documents d’une entreprise à travers la numérisation. Elle permet de digitaliser les processus pour renforcer son efficacité opérationnelle. À juste titre, la GED est considérée comme un pilier de la croissance des organisations modernes. Voici ses principaux avantages pour une entreprise.
Bénéficiez d’une facilité d’accès aux documents
La Gestion Électronique des Documents permet d’organiser vos documents de manière logique et intuitive. Elle propose une structure de classement numérique qui tient compte des critères tels que la date, le projet, le département ou encore le type de document. Vous pouvez ainsi retrouver facilement un fichier, quel que soit le volume de documents. De plus, vous pourrez accéder à n’importe quel document depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Cette flexibilité est un grand avantage pour les professionnels qui travaillent à distance ou sur le terrain. Elle facilite également la collaboration entre les équipes et les différents services de l’entreprise.
Il suffit de choisir le bon outil pour profiter des fonctionnalités adaptées à vos besoins. Par exemple, la solution de GED ELO permet d’ajouter des commentaires, de suivre les modifications et d’organiser des flux de validation.
Gagnez du temps et de l’efficacité
La gestion manuelle des documents est une tâche chronophage. Comme vous le savez sans doute, la recherche d’un document dans un système papier nécessite un temps considérable. La GED vient remédier à ce problème grâce à son moteur de recherche intégré. Elle vous permet de retrouver instantanément un document grâce à des mots-clés ou des métadonnées. Vous avez aussi la possibilité d’automatiser certaines tâches comme la création ou le classement des documents. Cela permet d’éliminer les tâches répétitives et chronophages.
Ce gain de temps permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. La gestion des factures, des contrats ou des rapports devient beaucoup plus simple et fluide. Vous pouvez les envoyer, les valider et les archiver de manière automatique et sécurisée.
Réduisez les coûts opérationnels
La gestion des documents en papier implique des coûts non négligeables. Vous devez prévoir des frais de location d’un espace de stockage, de gestion de l’espace, d’entretien des documents, etc. Grâce à la GED, ces coûts sont considérablement réduits. Vous n’avez plus besoin d’un espace pour stocker des dossiers physiques ou des services de manutention et d’archivage. Vous réalisez ainsi des économies remarquables sur le budget de gestion de votre organisation. Les erreurs humaines liées à une gestion manuelle des documents sont aussi limitées.
Cela vous évite les coûts supplémentaires engendrés par des fautes administratives ou des oublis. Par la même occasion, vous bénéficiez d’une meilleure protection des informations sensibles. Vous pouvez utiliser des mots de passe, des droits d’accès personnalisés ou des systèmes de cryptage.
Par-dessus tout, la GED vous garantit une conformité aux normes et réglementations en vigueur. Elle optimise la traçabilité des documents, leur conservation selon les délais légaux et leur accès uniquement aux personnes autorisées. Vous pouvez configurer leur durée de conservation en fonction des exigences légales. Il est même possible de mettre en place des alertes pour éviter toute suppression prématurée ou toute conservation illégale de documents. Cela réduit les poursuites judiciaires potentielles en cas de non-conformité.
