De nos jours, rares sont les documents émis par les sociétés qui ne portent pas de cachet. Se trouvant généralement à côté de la signature du responsable, ce tampon renforce la crédibilité d’un document d’entreprise. Cependant, la principale question qui se pose est de savoir si détenir un cachet d’entreprise est-il une obligation légale pour les professionnels. On vous dit tout.
Cachet d’entreprise, c’est quoi en réalité ?
Encore connu sous le nom de tampon encreur d’entreprise, le cachet d’entreprise représente une solution facile et rapide pour une société ou un autoentrepreneur de marquer un document de son identité. Il s’agit d’une « une marque distinctive, originale » qui permet ainsi d’authentifier l’ensemble des papiers administratifs ou commerciaux (factures, devis, contrats, bons de commande, reçus, bulletin de paie…) fournis dans les échanges avec vos collaborateurs, fournisseurs, clients, etc.
Ce sceau de reconnaissance unique à l’usage d’une entreprise est conçu dès la création de cette dernière et s’avère le meilleur moyen pour identifier l’origine d’un document. Il en existe une multitude de modèles que vous pouvez personnaliser. Lorsque l’entreprise est spécialisée dans une activité commerciale, on parle de cachet commercial.
Avoir un cachet d’entreprise : est-ce une obligation ?
En vérité, aucun texte réglementaire n’exige aux professionnels l’utilisation d’un cachet sur leurs documents officiels. Il ne recouvre donc pas une valeur juridique. Les entreprises ont ainsi la liberté de posséder un cachet ou non. En bref, vous n’êtes pas obligé de manière stricte d’avoir un cachet d’entreprise. En effet, le tampon d’entreprise est conçu de manière à renseigner certaines informations sur l’établissement. Or, ces renseignements sont indiqués déjà sur le document officiel.
D’une certaine manière, le cachet vient rappeler les informations clés concernant l’entreprise. Dès lors, il remplit une fonction informative à l’égard des tiers et bénéficiaires des services de l’entreprise. Cependant, le tampon d’entreprise reste un objet capital pour professionnaliser votre activité. D’ailleurs, il est fréquent que les administrations demandent le cachet de l’entreprise sur des documents officiels, appels d’offres…
Pourquoi est-il important d’utiliser un cachet d’entreprise ?
Outre le rôle d’information et d’identification qu’il joue, le cachet d’entreprise permet de valider les pièces à délivrer auprès des clients et des collaborateurs. Il confère plus de crédibilité et de sérieux à l’organisme. Vos différents partenaires ont donc plus confiance en vos services. Présentant un design plus élaboré pour symboliser l’enseigne d’un établissement, le cachet démontre un certain niveau de professionnalisme. Des avantages dont vous ne bénéficierez point si vous choisissez de renseigner vos documents avec des informations manuscrites.
Par ailleurs, l’utilisation d’un tampon d’entreprise offre un gain de temps considérable. À titre illustratif, votre société délivre des dizaines de factures ou de devis par jour. Imaginez que vous devez renseigner votre objet social et vos coordonnées de manière manuscrite sur toutes ces pièces. Cela sera non seulement contraignant, mais vous fera perdre beaucoup de temps. Grâce au cachet d’entreprise, vous allez d’un seul geste faire figurer l’ensemble de vos coordonnées. Cet outil facilite royalement la gestion des tâches administratives.
Que mettre sur un tampon de société ?
Les signalétiques et tampons d’entreprise chez otypo sont personnablisable afin de répondre à la règlementation en vigueur.
En effet comme le stipule l’article R123-237 du code de commerce, si le tampon d’entreprise est destiné aux clients ou partenaires (usage externe), on doit y trouver certaines mentions obligatoires, à savoir :
- le nom de la structure ;
- l’adresse du siège social ;
- les coordonnées de l’entreprise (téléphone, adresse, mail, site internet, etc.) ;
- le montant du capital social de l’établissement ;
- le RCS ;
- le numéro SIRET ou SIREN ;
- le statut juridique (SA, SAS, SARL, EURL par exemple) ;
- le montant du capital social ;
- la date d’expédition de votre commande et le numéro du dossier ;
- le numéro de TVA intracommunautaire ;
- le numéro de dossier.
Pour un cachet à usage interne, destiné aux collaborateurs ou employés, doivent apparaître les informations légales comme la forme juridique, l’adresse du siège, la dénomination sociale, la TVA et le numéro d’immatriculation.
