La dématérialisation des processus opérationnels est devenue une nécessité pour de nombreuses entreprises. Outre les économies réalisées, elle permet de gagner en efficacité et en productivité. Parmi les processus clés à dématérialiser, la gestion des contenus représente un enjeu majeur. Vous vous interrogez sur la meilleure façon d’aborder ce projet stratégique ? Voici les bonnes pratiques pour mener à bien cette transformation numérique.
Mener un audit de vos processus et contenus existants
Avant de vous lancer dans le projet dont l’objectif est d’optimiser la gestion de vos contenus, vous devez dresser un état des lieux précis. Identifiez les différents types de contenus à prendre en compte : contenus commerciaux, marketings, ressources RH, documentations produits, etc.
Cette cartographie vous aidera à définir des workflows adaptés à chaque typologie. Listez également les intervenants concernés par la création et la validation des contenus. Leurs interactions devront être prises en compte dans le nouveau système. Enfin, auditez vos processus actuels pour repérer les inefficiences, goulets d’étranglement et risques éventuels. Ce diagnostic vous permettra de concevoir une solution sur mesure adaptée à votre contexte.
Choisir la solution technique adéquate
Le succès de votre projet dépend en grande partie de la solution technique sélectionnée. Celle-ci doit répondre à vos besoins actuels et futurs, tout en vous offrant une réelle montée en puissance si nécessaire. Démocratisé, le cloud computing facilite le déploiement de plateformes agiles et évolutives pour la gestion des contenus.
Évaluez les différentes options disponibles sur le marché en les confrontant à vos critères spécifiques. La facilité d’utilisation, l’interopérabilité et la sécurisation des données sont généralement des critères clés. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts pour définir la meilleure stratégie technologique.
Former vos collaborateurs aux nouveaux outils
La dématérialisation de la gestion des contenus implique des changements dans les processus métier et les modes de collaboration. Une phase d’accompagnement au changement est primordiale pour la réussite du projet.
Formez vos collaborateurs à l’utilisation du nouvel outil pour qu’ils se l’approprient rapidement. Communiquez amplement pour expliquer les bénéfices attendus et lever leurs éventuelles résistances. Ajustez les rôles et responsabilités en fonction des nouveaux workflows dématérialisés. En capitalisant sur la montée en compétence de vos équipes, vous créez les conditions favorables à une adoption pérenne des nouveaux process.
Optimiser en continu vos processus dématérialisés
La mise en place d’un système dématérialisé pour gérer vos contenus n’est qu’une première étape. Vous devez ensuite en assurer le suivi et l’amélioration continue. Définissez des indicateurs de performance permettant de mesurer l’efficacité des processus et l’atteinte des objectifs fixés. Collectez régulièrement les retours d’expérience des utilisateurs pour identifier les irritants résiduels et points d’optimisation potentiels. En adaptant progressivement vos processus, vous amplifierez les gains opérationnels et la création de valeur par la dématérialisation.
En conclusion, la dématérialisation de la gestion des contenus n’est pas un projet anodin. Elle requiert une démarche structurée pour transformer en profondeur vos processus existants. En vous appuyant sur les bonnes pratiques méthodologiques et techniques, vous ferez de ce chantier un accélérateur de compétitivité pour votre entreprise.
