Réalisez vos devis, factures par le biais de votre téléphone ou tablette est assez pratique. Mais alors, comment faire ? Il n’y a pas de recettes miracles pour réaliser ces opérations vous aurez forcément recours à un logiciel SaaS (software as a service). Un logiciel SaaS se définit comme un logiciel mis en place sur des serveurs et non directement sur un poste de travail définit. Ce qui permet de faciliter l’accès au logiciel.
Pourquoi utiliser un logiciel pour réaliser ses factures ?
Avant de vous expliquer comment effectuer un devis ou une facture sur téléphone, nous vous dévoilons les atouts des logiciels de facturation.
1- Conforme à la réglementation en vigueur
Rédiger une facture n’est pas si simple. La réglementation stipule des mentions obligatoires (identification des parties, objet de la facture, mode et délai de règlement, les indemnités de retard en cas de non-paiement, le numéro de TVA en cas d’opération intracommunautaire).
Les factures des personnes placées en franchise de TVA doivent quant à eux apposer la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI » sur toutes leurs factures.
En plus de ces mentions obligatoires, les factures doivent comporter un numéro de facture. Ces numéros de factures doivent former une suite chronologique et ceux sans rupture. C’est-à-dire que si vous commencez par éditer une facture avec le numéro 1 la suivante doit être la numéro 2.
Vous pouvez bien entendu utiliser un préfixe à votre numérotation afin de faciliter son reclassement (exemple : facture 2020-1 puis facture 2020-2). De plus vous n’êtes pas obligé de commencer par la facture n°1 en début d’exercice. Pour plus de crédibilité, vous pouvez commencer par le numéro 256 si ça vous enchante.
Il existe d’autres règles à ce sujet ce n’est pas ici le but de tous les développer, mais de mettre en avant le fait que certains logiciels comme le produit de Tolteck prennent en compte cette réglementation et vous permet de générer des factures en accord avec la réglementation en vigueur. Si vous possédez un iPhone, il vous suffira de vous connecter au site internet via Safari, puis d’éditer votre facture ou votre devis directement. Vous aurez également la possibilité de créer un raccourci pour gagner du temps.
2- Gain de temps
Je suppose que vous ne connaissez pas de tête le tarif de vente de l’ensemble de vos marchandises ou prestations proposées. Pour gagner du temps dans la réalisation de vos devis, ces logiciels permettent de renseigner le tarif unitaire de l’ensemble de vos marchandises ou prestations. Vous n’aurez alors qu’à simplement indiquer le produit sur la facture ainsi que sa quantité et le tarif va automatiquement apparaître.
En plus de cette fonctionnalité, certains logiciels proposent carrément de générer vos écritures comptables de ventes. Dans ces cas en plus de paramétrer le tarif d’un produit sur le logiciel vous pourrez indiquer son compte comptable. Exemple pour la vente de chaussures le compte 7071 nommé chaussures.
La comptabilité représente également un coût en plus d’un gain de temps cela peut représenter une réelle économie.
3- Centralisation des données
Regrouper en un logiciel l’ensemble des devis et facture facilite l’organisation. En cas d’appel d’un client, vous pourrez facilement retrouver sa facture.
D’un autre côté vos commerciaux pourront facilement recontacter les devis qui n’ont pas abouti à une vente.
En plus de ça l’outil peut ressortir des analyses comme votre chiffre d’affaires réalisé sur une période déterminée ou encore vous présenter les produits les plus vendus.
Faire une facture ou un devis sur son téléphone ?
Pour les professionnels qui se rendent directement chez le client, sortir un devis à travers son téléphone ou sa tablette est indispensable.
La plupart des logiciels SaaS permettent cette opération soit grâce à une application mobile ou en passant par un navigateur internet (Safari, Google).
Si vous passez par le navigateur web, sachez que vous pouvez directement ajouter le logiciel à votre écran d’accueil. Pour cela il suffit une fois sur le logiciel de cliquer sur l’onglet paramètre, généralement dans le coin droit supérieur. Plusieurs champs apparaissent alors, il ne vous reste plus qu’à sélectionner « ajouter à l’écran d’accueil ».
