La planification des congés est essentielle pour l’aménagement de l’emploi de temps des travailleurs. Cela contribue au bon fonctionnement de l’entreprise.
Chaque salarié a droit à un congé annuel. Selon le code de travail, il peut disposer de 12 jours ouvrables au minimum par an. Pour aller plus loin, certaines structures élaborent des conventions collectives pour permettre à leurs employés de bénéficier d’un congé de 2,5 jours ouvrables par mois. Pour vous accompagner dans la mise en place d’un bon système de management des congés, voici quelques conseils pratiques que vous pourrez appliquer.
Utiliser les outils de gestion de congés et des absences
Les avancées technologiques ont permis le développement de plusieurs outils de travail tels que les logiciels pour alléger les tâches dans plusieurs domaines.
Logiciel de gestion des congés
Au fil des années, l’effectif du personnel d’une entreprise peut augmenter considérablement. Face à cette croissance, il est parfois compliqué de conserver le même dispositif de gestion des ressources humaines. Pour ce faire, vous pouvez privilégier l’utilisation d’un logiciel de gestion des congés. En plus des congés, cet outil vous aide à gérer d’autres paramètres notamment les absences, les retards, les rémunérations, etc.
Avec ce logiciel, vous obtiendrez en un clic toutes les informations sur chaque salarié. De plus, le calcul du salaire et des primes de tous les employés se fera aisément. Le logiciel de gestion des congés sera bien évidemment rattaché aux outils utilisés par la comptabilité de l’entreprise.
Planning de congés
Un planning de congés est un outil de gestion très prisé pour son efficacité. Il permet de contrôler, organiser et assurer la gestion des congés ou absences des collaborateurs. En d’autres termes, vous aurez un récapitulatif des jours de travail effectifs de chaque employé.
Grâce à ce mécanisme, vous disposerez d’un tableau qui mettra en exergue les différentes informations sur chaque travailleur, ainsi que le nombre et le type de congé.
Respecter les règles de base relative à la gestion des congés du personnel
Chaque structure dispose d’une convention collective qui définit clairement le statut du travailleur en particulier les conditions de travail. En conformité avec le code du droit de travail, elle peut instaurer une réglementation relative à la gestion des congés du personnel. Celle-ci devra être portée à la connaissance de tous les employés.
Transmission d’une demande de congé
La prise de congé à l’improviste, sauf en cas de force majeure, peut entrainer des conséquences néfastes sur la productivité de l’entreprise. Il est en effet important d’imposer un délai de demande de congés. Cela permettra de laisser une marge pour procéder à la passation de service. Par ailleurs, vous aurez la possibilité de motiver l’employé à anticiper certaines tâches primordiales afin d’éviter tout blocage à l’avancement des activités en son absence.
Validité du congé
La validation du congé est fonction en général de deux personnes : le supérieur hiérarchique et le responsable des ressources humaines. Que ce soit pendant les fêtes de Noël ou les vacances, ils s’assurent qu’il y ait toujours une permanence. Le départ en congé doit alors être fait successivement afin que l’entreprise puisse continuer à mener ses activités.
Le responsable des ressources humaines doit garantir les négociations dans l’intérêt de l’entreprise et de l’employé.
Cumul des congés
Pour des raisons multiples, certains travailleurs accumulent leurs congés pour bénéficier d’une longue période de vacances. Pour pallier cela, vous pouvez fixer un plafond du nombre de jours de congé par an. Bien plus, évitez de rémunérer les congés non consommés qui risquent d’exploser le budget prévu pour les charges du personnel.
En outre, il est recommandé de procéder tous les six mois à la suppression des congés qui excèdent 10 jours pour encourager vos collaborateurs à prendre des vacances. Il faudrait aussi optimiser la communication en interne à titre de rappel non seulement sur le délai de planification des congés, mais également sur la vérification régulière du tableau de planning par ordre de départ.
Anticiper les imprévus liés à gestion des congés et des absences
La gestion des congés payés peut être parfois complexe. Malgré le planning, il peut y avoir des événements imprévus qui peuvent amener à effectuer quelques modifications.
Date de congé modifiée
Pour des questions d’organisation en interne, vous pourrez demander à votre collaborateur de repousser la date de congé. Cela doit être fait au minimum un mois avant la date de départ prévue. Si ce délai n’est pas respecté, il peut refuser la proposition. Dès lors, une bonne négociation s’avère utile pour l’intérêt des deux parties.
Toutefois, le droit de travail privilégie les notifications tardives si le motif de la modification de la date de congés est lié à l’intérêt économique de la structure. Vous aurez alors à justifier l’indispensabilité de la présence de votre collaborateur. Si votre employé finit par accepter, mettez à sa disposition des avantages intéressants tels que les frais de déplacement et les primes.
Il faut noter que le refus de modification de la date de congés peut être un motif de sanctions.
Flexibilité de la période légale de départ en congé
La période légale de départ en congé est limitée entre le 1er mai et le 31 octobre. Cependant, vous n’êtes pas contraint de mettre la pression à vos employés pour respecter ce délai. Soyez plus flexible pour apporter une bonne harmonie de travail entre vous et vos collaborateurs.
