Depuis 2018, certaines entreprises sont tenues de s’équiper d’une caisse enregistreuse ou bien d’un logiciel de caisse. Par ailleurs, pour lutter contre la fraude fiscale, cet équipement doit répondre à certains critères, notamment en termes de sécurité et d’inaltérabilité des données. Vous venez d’acquérir un logiciel de caisse ou encore une caisse enregistreuse et vous vous interrogez sur la comptabilisation de cet achat ? Vous êtes au bon endroit.
Comptabilisation d’une caisse enregistreuse : immobilisation ou charges ?
Une caisse enregistreuse est un bien matériel destiné à être utilisé sur le long terme au sein de l’entreprise. Partant de son constat, une caisse enregistreuse est considérée comme étant une immobilisation.
Il faut savoir que l’administration fiscale accorde une souplesse pour les biens dont la valeur est inférieure à 500 € HT. Mais en principe, une caisse enregistreuse coûte plus que 500 € HT. La comptabilisation d’une caisse enregistreuse se fait donc bien en souvent en immobilisation par le biais du compte 2183 « matériel de bureau et informatique ».
Dans les rares cas, où la caisse enregistreuse est acquise pour un prix inférieur à 500 € HT, il est possible d’utiliser le compte de charge : 6063 « petit équipement ».
Comptabilisation d’un logiciel de caisse
Les caisses enregistreuses classiques sont de moins en moins utilisés. A présent les commerçants plébiscitent les logiciels de caisses. En effet, les logiciels de caisses offrent de nombreux avantages :
Les avantages d’un logiciel de caisse
- Une application utilisable par le biais d’un smartphone ou encore d’une tablette (type Ipad ou tablette Android)
- Des outils de gestions intégrés : certains logiciels de caisses vous proposent de suivre votre stock en temps réel en fonction des sorties (ventes) réalisées, suivre votre chiffre d’affaires en temps réel, réaliser des prévisions en fonction de l’historique de votre entreprise.
- Vous pouvez également créer des profils clients pour fidéliser ces derniers
- Ou encore automatiser la saisie comptable de vos ventes. Il est possible d’extraire un fichier d’écriture comptable de l’ensemble de vos ventes
Pour ces raisons vous avez le choix d’opter pour un logiciel de caisse, voyons désormais comment comptabiliser son acquisition.
Acquisition d’un logiciel de caisse : les écritures comptables
Le logiciel de caisse peut être acquis par le biais d’une licence ou encore exploité à travers un abonnement mensuel ou annuel. La comptabilisation du logiciel de caisse va diverger en fonction de ces deux situations.
Dans le cas où c’est une licence qui est acquise et que le logiciel est dit autonome (c’est à dire qu’il est individualisé de son support), on utilise le compte 205 « Logiciels ». Au contraire si le logiciel n’est pas autonome, par exemple qu’il ne peut pas être séparé de la tablette qui l’accompagne, on utilise le compte 2183 « matériel de bureau et informatique ».
En ce qui concerne, l’exploitation d’un logiciel de caisse via un abonnement, la comptabilisation de l’abonnement s’effectue avec le compte 613 « locations ».
Exemple concret
Une fleuriste sur les marchés assujettie à la TVA décide d’acquérir un logiciel de caisse qui est incorporé à une caisse enregistreuse pour les fleuristes. Cela va notamment lui permettre de bénéficier d’outils de gestion pour suivre son activité mais aussi de bénéficier d’une caisse mobile. Le logiciel va lui permettre de réaliser les encaissements directement par le biais de son smartphone. Cette commerçante a acquis une licence pour 1200 € HT.
Voici la comptabilisation à suivre lors de la réception de la facture d’acquisition :
- Débit du compte 2183 « Matériel de bureau et informatique » : il s’agit d’un logiciel non autonome puisque le logiciel ne peut être dissocié de son support (dans ce cas une caisse enregistreuse spécifique).
- Débit du compte 44562 « TVA déductible sur immobilisation »
- Crédit du compte 404 « Fournisseur d’immobilisation »
