La gestion administrative d’une entreprise nécessite des dépenses courantes en fournitures de bureau. Il peut s’agir d’une bannette, de cartouches d’encres ou encore de stylos… Comme toutes dépenses, celles-ci devront être enregistrées dans la comptabilité de l’entreprise. Nous vous expliquons ici comment procéder à la comptabilisation de fournitures de bureau.
Fournitures de bureau : comptabilisation en immobilisation ou charges ?
Une immobilisation contrairement à une charge est vouée à durer dans le temps (une durée supérieure à un an). Il est important de dissocier une immobilisation d’une charge puisque la comptabilisation et l’impact sur le résultat qui en découle diffère. Lorsque l’on comptabilise une immobilisation on va répartir la charge sur plusieurs exercices (en principe en fonction de la durée d’utilisation). A noter toutefois que l’administration fiscale applique une tolérance pour les biens pouvant être caractérisés d’immobilisation mais dont leur prix unitaire est inférieur à 500 € HT. En effet, l’administration autorise, le fait que la comptabilisation se fasse directement en charges. Par exemple, si vous commandez une bannette bureau pour votre secrétaire, ce matériel risque de servir pendant plusieurs années, toutefois comme son prix n’est pas significatif, la dépense est à comptabiliser en charges.
Fournitures de bureau : les écritures comptables
Comme nous venons de le voir les écritures comptables ne sont pas les mêmes dans le cas ou le bien acquis est considéré comme une immobilisation ou non.
Comptabilisation en immobilisation
Le matériel de bureau destiné à être utilisé par l’entreprise sur plusieurs années et dont son prix unitaire est supérieur à 500 € HT sera comptabilisé dans un compte d’immobilisation, soit un compte commençant par le chiffre 2.
L’écriture comptable est alors la suivante au moment de l’achat :
- Débit du compte 2183 « Matériel de bureau et matériel informatique » pour son montant HT
- Débit du compte 44562 « TVA déductible sur immobilisation » pour le montant de la TVA
- Crédit du compte 404 « fournisseur d’immobilisation » pour le montant TTC
En fin d’année, une écriture d’amortissement est également à enregistrer. Le but de cette écriture est d’étaler une charge dans le temps en fonction d’une durée d’utilisation :
- Débit du compte 68112 « Dotations aux amortissements sur immobilisation corporelle » : pour un montant qui correspond à prix d’achat sur durée divisé par la durée d’utilisation. Et en cas d’achat en cours d’année un prorata doit là encore s’opérer.
- Crédit du compte 28183 « Amortissement du matériel de bureau/ informatique » pour le même montant inscrit au débit du compte 68112.
Comptabilisation en charge
Dans le cas où il ne s’agit pas d’une immobilisation, trois comptes peuvent être utilisés :
- Le compte 601 « achat stocké de matières premières »
- Le compte 607 « achat de marchandises »
- Le compte 6064 « Fournitures administratives »
Le compte utilisé va dépendre de la finalité du produit acheté. Si cette fourniture est :
- nécessaire à la production d’un produit fini, le compte 601 sera utilisé. Par exemple, un imprimeur qui achète des ramettes de papiers.
- destinée à être revendue, le compte 607 sera utilisé. Par exemple, une entreprise de fournitures de bureau qui achète des fauteuils afin de les revendre.
- destinée à être utilisé par le personnel sans être incorporé à la réalisation d’un produit fini.
