Il existe plusieurs moyen de paiement pour solder une dette ou encaisser une créance (espèce, carte bancaire, chèque, bon d’achat…). Si la caisse de l’entreprise est débitrice, Il est tout à fait possible de réaliser un retrait d’espèces. À travers cet article nous allons expliquer la comptabilisation d’un retrait d’espèces ainsi que des règlements en espèces.
Réglementation sur les règlements en espèces
Est ce qu’il est possible de refuser un règlement en espèces ?
Il faut savoir que les billets et pièces sont les seules moyens de paiement qui ne peuvent pas être refusés. En cas de refus vous pouvez être sanctionné d’une amende de 150 € comme le prévoit l’article R642-3 du Code pénal. Les règlements par chèque et carte bancaire peuvent être refusés à condition d’avoir réalisé un affichage pour avertir le client. Les entreprises qui adhèrent à un organisme de gestion agréé ont toutefois pour obligation d’accepter les chèques ou les règlements par carte bancaire.
NB : cette obligation d’accepter les espèces ne concerne pas les monnaies étrangères.
Il existe également d’autres exceptions pour lesquelles il est possible de refuser le paiement en espèces :
- pièces et billets en mauvais états
- le paiement d’une dette en plus de 50 pièces
- si vous ne disposez pas de l’appoint
Existe t-il un plafond pour les règlements en espèces ?
Afin de lutter contre le blanchiment il existe effectivement un plafond pour les encaissements en espèces d’un professionnel. Ce plafond est de 1000 € et 15 000 € (pour ceux qui ont leur domicile fiscal à l’étranger).
Ce plafond peut être différent en fonction des dépenses :
- salaire : plafond de 1500 €
- notaire : plafond de 3000 €
- impôts : plafond de 300 €
Comptabilisation d’un retrait en espèces
Tout d’abord il est important de rappeler que la tenue d’un livre de caisse (entrée et sortie d’espèces de la caisse) est obligatoire. En l’absence d’un livre de caisse l’administration fiscale peut remettre en cause votre comptabilité.
La comptabilisation des retraits d’espèces doivent donc coïncider avec ce qui est indiqué sur le livre caisse.
Lorsqu’un retrait d’espèces et réalisé la comptabilisation suivante est effectuée :
- débit pour X euro en compte 530 « caisse »
- crédit du compte 512 « banque »
Attention si de l’argent est retiré pour les besoins d’un associé la comptabilisation diffère :
- débit du compte 4551 « compte de l’associé » ou crédit du compte 108 « exploitant » en entreprise individuelle
- crédit du 512 » banque »
Comptabilisation d’un règlement en espèces
Décaissement
Au moment du règlement d’une dette en espèces, une écriture comptable doit être enregistrée pour constatée la sortie d’argent de la caisse.
- au débit compte 401 « fournisseur »
- par le crédit du 530 « caisse »
Encaissement
Au contraire lors d’un encaissement on :
- débite le 530 « caisse »
- et crédit le 411 « client »
Exemple de comptabilisation
L’entreprise GSE vient d’être créée elle encaisse son premier client le 01/01/21 par virement pour un montant de 1000 €.
Pour disposer d’appoint GSE retire 500 € en espèces le 01/02/21.
L’entreprise utilise 200 € de la caisse pour régler un fournisseur le 07/02/21.
On constate alors les écritures suivantes :
- le 1/1/21 débit du compte 512 pour 1000 € par le crédit du 411 (au préalable la vente a déjà été enregistrée).
- 01/02/21 débit du compte 530 pour 500 € par le crédit du compte 512.
- 07/02/21 débit du 401 pour 200 € (la facture d’achat a été enregistrée au préalable) par le crédit du 530.
On a donc à la fin en compte :
- 512 un solde de 500 € (1000 – 500) qui doit correspondre à la somme inscrite sur votre relevé bancaire à cette date.
- 530 un solde de 300 € (500-200) qui doit correspondre à la somme inscrite sur votre livre de caisse.
