Les documents comptables doivent être conservés pendant une certaine durée. Cette durée de conservation a été imposée afin de faire foie de preuve en cas de survenance d’un litige. Mais alors quelle est cette durée de conservation imposée ? Comment organiser, classer ses documents comptables ?
Comment classer ses documents comptables ?
a) Support dématérialisé
Vos documents peuvent être classés sur un support dématérialisé ou papier. Il existe désormais de multiples solutions de stockage de données. La solution la plus en vogue est le Cloud. Il faut toutefois veiller à faire attention à certains points si vous utilisez ce support. Avec le Cloud on ne sait pas vraiment où sont localisées nos données, si elles sont vraiment en sécurité ou si les conditions de stockage respectent le RGPD. Essayez donc de vous renseigner sur la localisation de vos données, sur les garanties et assurances en cas de perte de données.
b) Support papier
Le papier reste aujourd’hui presque inévitable. De nombreuses factures, actes, contrats se réalisent toujours sur support papier. Mais contrairement au Cloud où il peut être très facile de retrouver des documents via une recherche, le fait de recourir au papier nécessite une véritable organisation. D’autre part, avec le papier il y a également un risque de perte de données en cas d’incendie par exemple.
Le classement de ces documents comptables varient en fonction de comment est tenue la comptabilité. S’agit-il d’une comptabilité d’engagement ou de trésorerie ?
- Une comptabilité d’engagement consiste à comptabiliser les opérations au moment de la facturation, mais également au moment du paiement.
- La comptabilité de trésorerie quant à elle est plus simplifiée puisqu’elle consiste à comptabiliser les opérations uniquement au moment du paiement.
En principe la comptabilité est réalisée par engagement. Cependant, certains régimes peuvent ou sont dans l’obligation de tenir une comptabilité de trésorerie. Ce qui est sûr, c’est que dans les deux cas on n’échappera pas au fait de devoir se fournir régulièrement en classeurs, boîtes d’archives, intercalaires et autres consommables. Après, il est possible de se fournir à moindre coût chez des grossistes comme www.directpapeterie.com. En principe, ces grossistes en papeterie et bureautique proposent toutes les références de consommables nécessaires à la gestion d’une entreprise au quotidien : consommables papier, d’écriture et de classement pour les archives, de rangement et de sécurisation, cartouches d’encre et toners pour la bureautique, mais aussi des produits d’hygiène, des enveloppes, des cartons et des étiquettes pour les services RH et généraux. Cette grande diversité de produits réunis sur un seul site web va vous permettre de réaliser des économies d’échelle.
Venons désormais à la méthode de classement.
Comptabilité par engagement
Lorsque la comptabilité est tenue par engagement, je vous conseille de :
- tenir un classeur pour les achats, pour les ventes et les relevés bancaires
- trier les factures par date
- numéroter vos factures.
La plupart des logiciels comptables permettent d’indiquer un numéro de pièce lorsque l’on comptabilise une facture. Ceci va représenter un gain de temps considérable lorsque vous allez devoir rechercher des factures. Vous pouvez par exemple suivre la numérotation suivante : mois+nombre de factures déjà saisies ce mois, ce qui va donner pour une première facture éditée en date du premier avril (si vous avez bien trié les factures par date), le numéro 04 01.
Il n’y a pas que les factures qui sont importantes quand l’on tient une comptabilité. Il y a aussi les actes juridiques, sociaux, les tableaux d’annuités d’emprunts… Je vous conseille de créer plusieurs chemises et d’y classer soigneusement ces éléments.
Comptabilité de trésorerie
En comptabilité de trésorerie, les factures sont comptabilisées en suivant l’ordre des opérations du relevé de banque. Dans ce cas il n’est donc pas nécessaire de trier les factures par date et de différencier dans des classeurs différents les achats et les ventes.
Il est toutefois nécessaire de numéroter et classer les factures pour s’y retrouver. La méthode la plus judicieuse est de numéroter les opérations du relevé bancaire et de rattacher ce même numéro sur la facture correspondant à l’opération du relevé bancaire.
c) Une solution mixte
Nous allons voir que la législation impose de conserver ses documents un certain nombre d’années. Les entreprises qui ne respectent pas ce délai encourent des sanctions en cas de contrôle. C’est pour cette raison que les entreprises utilisent généralement le support papier ainsi qu’un support dématérialisé. Les documents papiers sont donc scannés et enregistrés au sein d’une GED (gestion électronique des documents) ainsi, les risques de pertes de données sont très limités.
Durée de conservation des documents comptables
Pour ce qui est des documents comptables suivants, la durée de conservation de 10 ans est imposée par l’article L123-22 du Code du Commerce :
- Livre journal
- Grand livre
- Livre d’inventaire
- Factures d’achats et ventes
- Bons de commande et de livraison
Pour les documents fiscaux, nous vous conseillons également une durée de conservation de 10 ans. En effet pour les contrôles fiscaux, le délai de prescription est de 3 ans, mais celui-ci peut être prolongé en cas de doutes d’agissements frauduleux. Le délai de prescription peut même être porté à 10 ans en cas de flagrance fiscale, dans le cas d’une activité occulte et que certaines circonstances menacent le recouvrement de l’impôt.
