Acquérir un ERP peut être bénéfique pour une entreprise. Ce type de logiciel peut notamment engendrer des gains de productivité. Nous allons ici voir comment réaliser la comptabilisation de l’acquisition d’un ERP. Avant cela, nous allons rappeler ce qu’est un ERP.
Définition de l’ERP
L’ERP de l’anglais Enterprise Ressource Planning également appelé Progiciel de Gestion intégré (PGI) est un logiciel complet relié à une base de données unique qui permet à travers des modules de gérer une grande partie des processus d’une organisation si ce n’est pas l’ensemble des processus. Avec l’ERP nous ne sommes plus dans une vision fonctionnelle, où chaque métier dispose de ses outils mais plutôt dans une organisation sous forme de processus avec une coordination entre les différents acteurs de l’entreprise.
Les principaux modules d’un ERP sont les suivants :
- Module de comptabilité
- Module lié à la gestion de la relation client
- Gestion des achats et stocks
- Gestion des ressources humaines
- Outil de production
Il faut savoir qu’il existe des ERP horizontaux et verticaux. Les ERP horizontaux ont été créés pour s’adapter à un grand nombre d’entreprises (différents secteurs d’activités). Le fait de s’adresser au plus grand nombre permet de proposer des tarifs attractifs. Il faudra cependant mettre en place en parallèle une application spécifique pour ce qui concerne les outils de production propres à l’activité de l’entreprise. Au contraire, les ERP verticaux ont été conçus pour s’adresser à un secteur d’activité en particulier. Ils sont en principe plus onéreux mais permettent d’éviter de développer en parallèle une application spécifique.
Comment comptabiliser l’acquisition d’un ERP ?
Après avoir présenté en détail ce qu’est un ERP, passons désormais à l’aspect comptable. L’acquisition d’un ERP représente une dépense pour une entreprise. Comptablement on se pose alors la question : est-ce que cette acquisition est à comptabiliser en charge ou à l’actif du bilan ?
ERP : comptabilisation en charge ou en immobilisation ?
Pour rappel la comptabilisation en charges va permettre de déduire la dépense réalisée en totalité sur l’exercice en cours. Au contraire enregistrer à l’actif du bilan l’acquisition d’un ERP va avoir pour effet d’étaler la déduction de cette dépense sur plusieurs exercices en fonction de la durée d’utilisation prévue du logiciel, c’est ce que l’on appelle l’amortissement.
A savoir qu’avant la loi de finances de 2017, il était possible pour les logiciels comptabilisés à l’actif de les amortir exceptionnel sur 12 mois et non pas sur la durée d’utilisation prévue.
Les ERP sont considérés comme des logiciels autonomes à usage interne et doivent à ce titre être immobilisés. Il existe toutefois une tolérance pour les ERP qui ont un coût inférieur à 500 € HT. L’administration fiscale tolère que ces logiciels soient comptabilisés en charges.
Les écritures comptables liées à l’acquisition d’un ERP
Comptabilisation en immobilisation
En principe la comptabilisation de l’acquisition d’un ERP se fait en immobilisation. Au moment de l’acquisition nous enregistrons l’écriture comptable suivante.
Débit des comptes :
- 205 « Logiciels » pour le montant HT
- 44562 « TVA déductible sur immobilisation » pour le montant de la TVA
Crédit du compte :
- 404 « fournisseur d’immobilisation »
Enfin, en fin d’exercice il est nécessaire d’enregistrer des amortissements. Voici l’écriture comptable liée à l’amortissement.
- Débit du compte 68111 « Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles » pour le montant HT du PGI divisé par sa durée d’utilisation (prorata lors de l’année d’acquisition)
- Crédit du compte 2805 « Amortissements sur logiciels »
Comptabilisation en charges
Nous avons vu que pour les ERP dont la valeur est inférieure à 500 € HT, il est possible de réaliser l’enregistrement en charge. Dans ce cas voici comment procéder :
Débit des comptes :
- 6064 « fournitures administratives » pour le montant HT
- 44566 « TVA déductible sur biens et services » pour le montant de la TVA
Crédit du compte :
- 401 « fournisseur »
