Pour maintenir vos outils de production performants il est impératif de les entretenir. Il sera alors nécessaire de réaliser la comptabilisation de ces dépenses d’entretien de locaux ou matériels.
Immobilisation des dépenses d’entretien
Avant d’évoquer les charges d’entretien il est important de rappeler que dans certains cas les dépenses doivent être comptabilisés à l’actif soit en immobilisation (compte de la classe 2).
En effet, lorsque les dépenses d’entretien et de réparation ont pour but d’accroitre la durée de vie du bien en question de plus de 12 mois ou d’accroitre les avantages économiques futurs celles-ci doivent être comptabilisées à l’actif.
Exemple : le fait d’acquérir une machine d’occasion et de réaliser des réparations pour que celle-ci soit plus performante va être enregistré en immobilisation. En effet, dans ce cas cela va augmenter les avantages économiques futurs procurés par ce bien.
Et il faut savoir que lorsqu’une immobilisation doit régulièrement faire l’objet de dépenses d’entretiens pour un montant conséquent sans pour autant améliorer la durée de vie du bien. Une provision ou alors une comptabilisation par composants doit être effectuée.
Charges d’entretien de locaux
Il est nécessaire de distinguer l’entretien réalisé en interne ou par un tiers (services extérieurs).
Services extérieurs
Lorsque la prestation est externalisée on enregistre la charge dans le compte 6152 « entretien et réparation sur biens immobiliers ».
Réalisation en interne
Lorsque la prestation est réalisée en interne, on enregistre simplement les fournitures acquises pour effectuer l’entretien. Si la fourniture est destinée à être stockée (le bien a une certaine valeur) la comptabilisation se fait en compte 60222 « produits d’entretien ». Au contraire s’il s’agit d’une charge non stockée la comptabilisation se fait en compte 6063 « achats de fournitures d’entretien et de petit équipement ».
Charges d’entretien de matériel
Lorsque l’entretien concerne un matériel la comptabilisation est légèrement différente.
Services extérieurs
On utilise dans ce cas le compte 6155 « entretien et réparation sur biens mobiliers ».
Réalisation interne
Pour pouvoir entretenir un matériel en interne vous allez là encore avoir besoin de fournitures. Les fournitures stockées se comptabilisent en compte 60222 « produits d’entretien » et 60223 « fournitures d’ateliers ». Pour les fournitures non stockées on utilise comme pour l’entretien de locaux, le compte 6063 « achats de fournitures d’entretien et de petit équipement ».
Exemple de comptabilisation de dépenses d’entretien
L’entreprise GSE spécialisée dans le conseil en entreprise a besoin d’effectuer un nettoyage de ses véhicules utilitaires. Elle a en début d’année fait faire le nettoyage d’une partie des véhicules par le garage AZ AUTO pour 3400 € HT et 680 € de TVA. En fin d’exercice, l’entreprise connaît des difficultés et le dirigeant a décidé de réaliser lui même le nettoyage de l’autre partie des véhicules. Il a alors acheté des produits nettoyants sur bernard.fr pour 800 € HT et 160 € de TVA.
La comptabilisation est alors la suivante étant donnée qu’un nettoyage n’a pas pour but d’accroitre la durée de vie de l’immobilisation ou de procurer des avantages économiques.
Pour la prestation réalisée par AZ AUTO :
- débit du compte 6155 pour 3400 €
- débit du compte 44566 « TVA déductible sur services » pour 680 €
- crédit du compte 401 « fournisseur AZ AUTO » pour 4080 €
Pour le nettoyage réalisée par le dirigeant étant donnée que les fournitures n’ont pas pour vocation a être stockées :
- débit du compte 6063 pour 800 €
- débit du compte 44566 pour 160 €
- crédit du compte 401 pour 960 €
