Faire sa comptabilité soi même

Faire sa comptabilité soi même en SARL est ce possible ? Comment faire ? Nous allons faire mieux que répondre à cette interrogation. Nous allons vous expliquer comment la faire soi même dans tout type de société.

Les tarifs d’un cabinet pour la tenue de sa comptabilité varient de 45€ HT à 80€ HT de l’heure. Il peut être onéreux de recourir à un cabinet d’expertise comptable pour effectuer sa comptabilité. Vous vous êtes donc demandé s’il est possible de faire sa comptabilité soi même ? S’il faut obligatoirement un logiciel ? Si ce n’est pas trop compliqué ? Et ce que l’on risque en cas d’erreur dans la tenue de sa comptabilité ?

Qui sont exclus de tenir une comptabilité ?

En règle générale faire sa comptabilité en SARL et dans l’ensemble des entreprises est obligatoire. Il existe toutefois une exception pour les :

1. Micros-entrepreneurs soit ceux soumis au régime des micros BIC, micro BNC ou encore micro BA.
2. SCI non commerciales (BIC) et non soumises à l’impôt sur les sociétés.

Pour ces derniers la tenue d’un livre des recettes et d’un registre des achats sont suffisants.

L’utilisation d’un logiciel est-elle obligatoire ?

Rien d’indique que l’utilisation d’un support informatique pour réaliser sa comptabilité est obligatoire. Il est possible d’effectuer sa comptabilité sur papier. Les outils, logiciels comptables sont de plus en plus performant et faire sa comptabilité papier peut représenter une véritable perte de temps et insécurité en cas de perte des documents.

Certains cherchent des alternatives aux logiciels comptables qui représentent eux aussi un cout. Il peut dans ce cas être tentant de faire sa comptabilité sur Excel.

Cette option est à proscrire car depuis le 1^er janvier 2014 toute entreprise doit être en mesure de produire un fichier FEC (fichier des écritures comptables) en cas de contrôle fiscal. Le fichier FEC regroupe de manière informatisée et selon des normes de contenu et d’encodage précises l’ensemble des opérations comptables. L’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales édicte ces normes.

L’article 1729 D du CGI condamne la non-présentation ainsi que la non-conformité de ce fichier FEC à 10% des droits mis à la charge du contribuable avec un minima de 5000 €.

Les éditeurs de logiciels proposent pour la majorité, la possibilité en cas de besoin de télécharger sa comptabilité sous la forme d’un fichier FEC.

Est-il possible de faire sa comptabilité soi même ?

Il n’est pas obligatoire d’externaliser la tenue de sa comptabilité à un cabinet d’expertise comptable. Sachez tout de même que seul les experts comptables diplômés du DEC (diplôme d’expertise comptable) et enregistrés à l’ordre des experts comptables sont autorisés à proposer des prestations comptables. Dans le cas contraire il s’agit d’un délit d’exercice illégal de la profession.

Il est donc tout à fait possible de réaliser sa comptabilité soi même. Toutefois la comptabilité ne s’improvise pas. Dans la profession on dit qu’il faut au moins 5 ans pour former un bon collaborateur comptable. Si vous ne disposez d’aucune notion il peut s’agir d’un véritable parcours du combattant.

L’article L242-6 du code de commerce précise que le fait de présenter « des comptes annuels ne donnant pas, pour chaque exercice, une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice » est punissable de 5 ans d’emprisonnement et 375 000 € d’amende.

Au vu des risques réaliser sa comptabilité soi même de A à Z peut être dangereux. L’alternative suivante peut être un choix plus judicieux.

Réaliser la saisie des factures et la TVA

Pour respecter les obligations comptables et fiscales les étapes suivantes sont réalisées par les cabinets comptables :

1. Choix de la forme de votre entreprise/ statut du dirigeant…
2. Enregistrement des factures
3. Vérification de la conformité des enregistrements
4. Déclaration de TVA
5. Révision des comptes en vue de la clôture
6. Détermination du résultat fiscal

L’étape 2 est la moins complexe. Et les étapes 3 et 4 sont également envisageables si vous avez des notions. Si vous souhaitez amoindrir votre facture comptable il est alors tout à fait possible de proposer à votre cabinet d’expertise comptable de n’effectuer que la partie création d’entreprise, fiscal et clôture des comptes.

Dans cette alternative vous bénéficiez des précieux conseils de votre comptable en matière de création d’entreprise.

Puis en fin d’exercice votre comptable se charge de vérifier que votre comptabilité est correctement tenue et d’y effectuer des ajustements en cas de besoin. Le cabinet d’expertise en fin d’exercice atteste les comptes. Vous êtes assurés que votre comptabilité est correctement tenue. Cet appui d’un expert comptable peut également rassurer votre banquier sur la sincérité de vos comptes, lorsque vous souhaitez emprunter.

Comptabilité d’engagement et de trésorerie

Il existe deux façons de tenir sa comptabilité : comptabilité d’engagement et de trésorerie. En principe la comptabilité est établie en comptabilité d’engagement (sauf pour les BNC).

Seules les entreprises à l’Impôt sur les sociétés ou soumis au BIC et ceux au régime réel normal sont obligés de tenir une comptabilité d’engagement. Ce qui veut dire que les autres peuvent tenir une comptabilité de trésorerie.

La comptabilité d’engagement se caractérise par le fait d’enregistrer les opérations en suivant la date des factures et ceux en passant par un compte de contrepartie fournisseur ou client.

Tandis qu’en comptabilité de trésorerie on enregistre les factures en suivant l’ordre du relevé bancaire.

L’atout de la comptabilité de trésorerie est de simplifier la comptabilité. La comptabilité d’engagement permet toutefois d’avoir une vision sur ses dettes et créances.

Exemple :

En comptabilité d’engagement

A la date de facturation :
N° de compte	Libellé	Débit	Crédit
60221	Combustibles	200
44566	TVA déductible	40
401	Fournisseur		240
Au moment du paiement :
401	Fournisseur	240
512	Banque		240

En comptabilité de trésorerie

A la date où les 240 € sont débités de votre compte en banque :

N° Compte	Libellé	Débit	Crédit
60221	Combustibles	200
44566	TVA déductible	40
512	Banque		240

Maintenant que vous savez de quelle manière vous devez tenir votre comptabilité, nous allons voir comment comptabiliser une facture.

Enregistrer une facture : les bases 

Dans l’optique où vous réalisez que la saisie, vous n’avez en général qu’à comptabiliser les achats et ventes votre compte va se charger des opérations restantes.

La comptabilité a pour but de rendre compte d’états financiers (compte de résultat, bilan). Pour cela les opérations réalisées sont enregistrées par des numéros de compte appartenant à des classes. Les classes vont de 1 à 7 et correspondent à un type d’opération.

1 : Capitaux

2 : Immobilisations

3 : Stocks

4 : Tiers (compte transitoire en attente d’un règlement ou encaissement. Il s’agit principalement des fournisseurs, clients et l’état)

5 : Financiers (comptes bancaires, placements à courts terme)

6 : Charges (achats non immobilisés)

7 : Produits (ventes)

NB : tous les numéros de compte sont recensés au sein d’un livret appelé Plan comptable Général. C’est une sorte de dictionnaire comptable au cas où vous avez un doute sur l’enregistrement d’une opération.

Nous étudions ici le strict nécessaire : la comptabilisation des achats et ventes.

Dans ce cas vous allez seulement utiliser les comptes de la classe 2 (soit commençant par 2), de la classe 6, 7, 5 (pour les règlements et encaissements) et 4 (pour principalement la TVA et les comptes fournisseurs et clients en comptabilité d’engagement).

Enregistrer une facture de vente

Pour enregistrer une vente il suffit d’enregistrer le :

• Prix HT dans le compte de classe 7 correspondant.
• Montant de la TVA dans le compte de la classe 4 : 44571 nommé « TVA collectée ».
• Compte de la classe 4 : 411 nommé « client » pour ceux en comptabilité d’engagement ou directement le compte de la classe 5 : 512 nommé « banque » pour ceux en comptabilité de trésorerie.

Les comptes de ventes

Voici les comptes de la 7 existants :

701	Produits finis
702	Produits intermédiaires
703	Produits résiduels (déchets)
704	Travaux (non achevé sur l’ecercice)
705	Etudes (non achevé sur l’exercice)
706	Prestations de services
707	Ventes de marchandises
7085	Ports et frais accessoires facturés

Exemple :

Si vous réalisez de l’achat/ revente et que vous êtes en comptabilité d’engagement.

Vous avez réalisé une vente pour 100 € HT. Cette vente correspond à 90 € à la vente d’un sac à main et 10€ aux frais de port.

L’enregistrement de la facture de vente se fait alors de cette manière :

N° compte	Libellé	Débit	Crédit
707	Sac à main		90
7085	Frais de port		10
44571	TVA collectée		20
411	Client	120

Au moment du paiement :

512	Banque	120
411	Client		120

Enregistrer une facture d’achat

Pour les achats les comptes sont plus nombreux. Nous avons déjà étudié cette question. Je vous laisse donc le soin de vous rendre sur notre article « enregistrer une facture d’achat » qui a été très détaillé.