Tout dépend du secteur d’activité mais une entreprise en principe continue à produire de la valeur ajoutée tout au long de l’année. Les congés peuvent perturber l’activité de votre entreprise. Il faut donc veiller à la bonne gestion des congés payés de ses salariés. Comment gérer de manière optimale les congés de ses salariés c’est ce que nous allons voir ici.
Gestion congés payés : logiciel de SIRH, la bonne idée ?
Un logiciel de SIRH a pour but de rassembler en un unique logiciel diverses fonctions liées aux ressources humaines. Ces logiciels ont pour but d’aider en grande partie via l’automatisation de tâches, la direction des ressources humaines. Il existe de nombreux éditeurs, Altays avec ses plus d’un million d’utilisateurs fait parti des plus connus.
Si vous êtes une entité d’une taille moyenne vous n’aurez sûrement d’autres choix que de recourir à un logiciel pour la gestion de ces fameux congés payés.
Ces logiciels permettent de regrouper en une interface les demandes de congés de chaque salarié. Et les fonctionnalités sont sur certains logiciels très pointus :
- Un profil pour chaque salarié avec une fiche qui mentionne son poste, sa situation familiale et ses derniers congés.
- Un calendrier qui met en avant les demandes sur une même période et sur un même poste. Une fonctionnalité intéressante pour se poser rapidement les bonnes questions.
- compteur qui permet un suivit en temps réel des droits à congés payés pour là encore anticiper les congés qui vont être pris ainsi que faciliter le travail de votre comptable. En effet lors de la clôture de votre exercice comptable une provision pour congés payés et à comptabiliser.
- le suivi des congés reliés directement à l’établissement des fiches de paies.
Voici les principales fonctionnalités de logiciels de ressources humaines au niveau des congés. On voit donc que recourir à ces outils peut générer un gain de temps, limiter le risque d’erreur et optimiser l’activité de votre entreprise.
Les feuilles excels
Pour les très petites entreprises recourir a un SIRH peut avoir un coût important au regard du nombre de salariés qu’emploie l’entreprise. Il peut être envisagé de simplement utiliser des feuilles excels pour la gestion des congés payés de ses salariés.
L’essentiel est alors de rassembler sur une feuille :
- le droit à congés des salariés
- les congés pris
- Ainsi que les demandes de congés
Droit à congés : la règlementation
Il est important de rappeler les droits et obligations d’un employeur vis à vis des congés payés.
Nombre de congés
Chaque salarié à défaut d’accords ou conventions collectives bénéficie d’un droit aux congés payés à hauteur de 2.5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. A noter que les congés (sauf le congé parental et de solidarité familiale) et absences pour accident de travail ou maladie professionnelle sont assimilés à du travail effectif. C’est à dire que ces absences génèrent des droits à congés payés.
Les salariés jeunes parents (moins de 21 ans) bénéficient d’un droit à des congés supplémentaires. Ce droit est de +2 jours par enfant à charge. Vous pouvez retrouver le détail de cette règle sur notre article dédié aux congés des moins de 21 ans.
Ordre des départs en congés
L’ordre des départs en congés doit être spécifié aux salariés au moins un mois avant leur départ. L’employeur fait le choix de cet ordre en fonction de :
- situation familiale de ses salariés
- l’ancienneté
- présence d’une activité chez un autre employeur
L’article L3141-15 du Code du travail précise notamment que les partenaires de pacs ou mariés salariés dans la même entreprise ont droit à des congés payés en simultané.
