Après l’organisation qui peut prendre des semaines voire des mois, assurer le bon déroulement d’un événement sur le terrain, le jour J, est un challenge de taille. C’est la dernière ligne droite qui confirmera ou non la réussite de la conférence, du salon, de l’event corporate ou de toute autre forme d’événement. Ainsi, cette journée nécessite aussi une organisation en bonne et due forme. Comment assurer le jour J ? Voici quelques conseils pratiques.
Assurez l’accueil avec un logiciel dédié
Le jour de l’événement est normalement la concrétisation des plans, des prévisions et de tous les paramètres envisagés et de tous les dispositifs mis en place durant l’organisation. C’est la dernière ligne droite qui confirme ou non la réussite de l’événement en question. Mais ce n’est pas une journée tranquille pour autant. Au contraire ! Le jour J est le plus chargé et le stress est à son comble sauf si l’on prend toutes les précautions nécessaires afin d’en faire un jour relativement serein.
Pour les visiteurs, l’entrée marque le début de l’événement. Les critiques et observations commencent donc à l’accueil. En d’autres termes, réussir cette étape est obligatoire. Utilisez absolument un logiciel de gestion d’accueil d’événement pour une circulation fluide des visiteurs. Les outils de ce type sont conçus pour que l’entrée de l’événement soit rapide et efficace. Des spécialistes comme Eventmaker.io proposent des logiciels de gestion d’accueil de visiteurs et les fonctionnalités incluses sont très intuitives :
- Application avec code QR pour scanner les badges de tous les formats (A4, cartes de crédit, étiquettes, etc.)
- Logiciel d’émargement sur tablette pour les entrées sans badges
- Outil de gestion de listing d’invités au format XLS ou CSV
- Outil d’impression de badge personnalisé directement sur le site de l’événement (impression à faire avant l’événement)
- Plateforme back office pour les agents d’accueil
- Poste de self-enregistrement (par les visiteurs eux-mêmes)
- Etc.
Particulièrement complets et pointilleux, un bon logiciel de gestion d’accueil d’événement garantit une entrée fluide et sans faute des visiteurs.
Des logiciels d’accueil et bien plus encore
Il va sans dire que le logiciel de gestion d’accueil à un événement est primordial pour garantir une entrée calme et rapide des invités. Mais de nombreux autres outils technologiques sont à la disposition des organisateurs pour faire en sorte que la journée se déroule dans les meilleures conditions. Les logiciels de gestion d’événement offrent en effet de nombreuses fonctionnalités permettant d’administrer le déroulement de la journée à tous les niveaux.
Les outils de management d’équipes dispatchent par exemple les rôles des uns et des autres. Certes, ces rôles sont attribués avant, mais les outils permettent aussi de gérer les équipes le jour J. Ensuite, ces logiciels donnent accès aux statistiques de l’événement en temps réel pour que les organisateurs apprécient le résultat de leurs actions communication et marketing ou réagir rapidement en cas de problèmes. Ces statistiques fournissent des chiffres précis sur de nombreux paramètres :
- Taux de fréquentation de l’événement
- Ventes réalisées sur des critères précis (dates, heures…)
- Évolution des courbes de vente au fil des heures
- Etc.
Par ailleurs, d’autres solutions garantissent la réussite de votre événement comme vous pourrez le lire sur Gataka. Il est primordial de trouver les solutions adaptées aux problématiques propres à votre salon, conférence ou autre.
Vous l’aurez compris, l’anticipation est la clé pour bien s’organiser le jour J. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’accueil pour événement relève de cette anticipation. Mais l’accueil n’est pas le seul point gérable avec des logiciels dédiés. De nombreux outils sont prévus pour gérer les équipes, les ventes, la sécurité, etc. Et un autre point crucial dans cette organisation, la gestion des imprévus.
