Au cours de ses missions professionnelles, il peut arriver qu’un salarié ou dirigeant réalise et règle des dépenses. S’agissant de dépenses professionnelles réalisées pour les besoins de l’activité, celles-ci incombent à l’employeur. La note de frais est le document qui va permettre au salarié ou dirigeant de se faire rembourser les dépenses professionnelles réglées par le biais de son compte personnel.
Les deux méthodes de gestion des notes de frais
En ce qui concerne le remboursement des dépenses engagées par le salarié, il existe deux méthodes : la méthode des frais réels et la méthode forfaitaire. L’employeur peut bien entendu décider de rembourser certaines dépenses selon un forfait et d’autres selon la méthode du réel.
Il faut toutefois savoir que du fait qu’il s’agit d’une compensation pour avoir subi des dépenses et non un enrichissement du salarié, dirigeant, les remboursements de l’employeur sont exonérés de cotisations sociales (ce n’est pas le cas si le forfait fixé par l’URSSAF n’est pas respecté).
La méthode du forfait n’est pas applicable au dirigeant à l’exception du remboursement pour des kilomètres parcourus avec son véhicule personnel aussi couramment appelé indemnités kilométriques.
Méthode des frais réels
La méthode des frais réels suit tout simplement le raisonnement suivant, chaque dépense réalisée par le salarié ou dirigeant dans l’intérêt de l’employeur est remboursée au centime prêt.
Par exemple : si le salarié est en déplacement professionnel à une certaine distance de son domicile, celui-ci est contraint de dormir à l’hotel et va régler la nuit d’hôtel avec sa carte bancaire personnelle pour 89.75 € TTC. L’employeur suite à l’établissement d’une note de frais remboursera le salarié 89.75 €.
Méthode des frais forfaitaires
Contrairement, à la méthode des frais réels ici, le raisonnement est différent. En effet, les dépenses engagées par le salarié sont déconnectés du montant qui sera remboursé par l’employeur. Les remboursements réalisés vont dépendre d’un forfait fixé par l’URSSAF.
Par exemple, dans le cas où un salarié effectue un déplacement important, il va de ce fait devoir supporter des frais (hébergement, repas, kilomètres parcourus…). Dans notre exemple, précédent si le salarié à régler une nuit d’hôtel pour 89.75 € TTC, celui-ci était remboursé de ce même montant. Selon la méthode forfaitaire, si les conditions pour caractériser le déplacement de « grand déplacement » sont réunies, le salarié bénéficiera d’un forfait fixé par l’URSSAF qui est de 68.5 € à Paris et 50.8 € en Province.
Les différents types de dépense : comment bien les comptabiliser et justifier
Les règles à respecter
Pour pouvoir établir une note de frais concernant l’hébergement, il doit s’agir au lieu de l’URSSAF d’un grand déplacement. C’est à dire que la distance entre le lieu de résidence et de travail doit être supérieur à 50 km + le temps de transport doit être supérieur à 1 heure 30 minutes.
D’autre part, il faut savoir que la TVA n’est pas récupérable pour les dépenses d’hébergement engagées par un salarié ou dirigeant.
Pour les frais réels un justificatif doit être transmis pour motiver chaque dépenser et en ce qui concerne les dépenses de restauration, il ne faut pas oubliez d’indiquer sur les justificatifs le nom des invités et le motif de ce repas.
Conseils
Dans le cadre ou le dirigeant et le salariés sont amenés à se déplacer régulièrement, il est fortement recommander pour gagner du temps d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais au lieu d’un tableau Excel qui est moins intuitif. Il existe des logiciels où vos salariés peuvent justifier de manière simple et rapide leurs frais à travers une application web.
Pour établir une procédure sur la rédaction des notes de frais par vos salariés, vous pouvez vous rendre sur notre article « comment rédiger une note de frais ?« .
D’autre part, en tant qu’employeur vous avez le choix de la politique de remboursements de ces frais professionnels. En fonction de votre stratégie salariale, vous pouvez opter pour les frais réels, la méthode forfaitaire ou encore combiner les deux (en fonction du caractère de la dépense : hébergement, restaurant etc…).
La méthode forfaitaire décharge vos salariés d’un poids administratif (justification des dépenses). D’autre part, elle permet à l’employeur de mieux anticiper les coûts. Cependant, cette méthode peut être plus ou moins avantageuse pour le salarié.
Les écritures comptables
Comptablement la note de frais s’enregistrent via les comptes de charges suivants en fonction du caractère de la dépense :
- les frais de voyages et déplacements s’enregistre à travers le compte de charge 6251 « voyages et déplacements ».
- frais de missions par le compte 6256
- frais de réception par le compte 6257
- frais postaux et de télécommunication par le compte 626
Pour les frais d’hotels il faudra bien penser à ne pas utiliser le compte de TVA 44566 « TVA déductible » car comme exprimé ci-dessus, celle-ci n’est pas récupérable.
