Les frais supportés par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle et qui ont été engagés dans l’intérêt de leur entreprise doivent être remboursés par leur employeur. Ce remboursement s’effectue en fonction des charges réellement engagées sur présentation d’un justificatif ou si le contrat/ convention collective le prévoit selon un forfait. Ces remboursements de frais de déplacement professionnel ne sont pas constitutifs du salaire. Ils sont donc exclus des cotisations sociales (charges patronales et salariales). Nous traiterons ici exclusivement le remboursement des frais de déplacement.
Les différents frais de déplacement
1- Utilisation du véhicule personnel
Dans le cas où un salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, son employeur doit procéder au versement d’une indemnité selon les frais réellement engagés (location) ou selon un barème fixé par l’administration fiscale :
| Kilomètres parcourus | |||
|---|---|---|---|
| Chevaux fiscaux | Jusqu’à 5 000 km | 5 001 < 20 000 km | +20 000 km |
| 3 cv et moins | d x 0,456 | (d x 0,273) + 915 | d x 0,318 |
| 4 cv | d x 0,523 | (d x 0,294) + 1 147 | d x 0,352 |
| 5 cv | d x 0,548 | (d x 0,308) + 1 200 | d x 0,368 |
| 6 cv | d x 0,574 | (d x 0,323) + 1 256 | d x 0,386 |
| 7 cv et plus | d x 0,601 | (d x 0,340) + 1 301 | d x 0,405 |
2- Véhicule de fonction
Les pleins de carburant réalisés par le salarié doivent lui être remboursés s’ils ont été réalisés pour des besoins professionnels. En principe, les salariés disposant d’un véhicule de fonction possèdent également une carte essence professionnelle. L’employeur n’a alors pas besoin d’effectuer de remboursement au salarié.
Toutefois l’employeur va devoir constater des avantages en nature soumis à cotisations sociales si le véhicule est également utilisé à des fins privées.
3- Petit déplacement
Lorsque le salarié est en déplacement et ne peut pas regagner sa résidence pour les repas, l’employeur devra lui rembourser les frais engagés pour ses dépenses de repas. Ce remboursement peut se faire selon un forfait ou bien selon les dépenses réellement engagées.
Il faut savoir que les remboursements effectués sont exclus de cotisations sociales dans une certaine limite :
– lorsque le salarié est contraint de prendre son repas dans un restaurant, la limite est de 19 €.
– tandis que si le salarié n’est pas contraint de prendre son repas dans un restaurant la limite est fixée à 9.3€.
À savoir : même en l’absence de déplacement certains salariés peuvent se voir accorder une indemnité repas. Pour cela, les salariés doivent être contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail (travail continu, travail de nuit, horaires décalés).
4- Grand déplacement
Les salariés en déplacement qui ne peuvent pas rejoindre leur lieu de résidence se voient attribuer une indemnité de grand déplacement afin de couvrir les frais de repas et d’hébergement.
En principe on considère qu’il n’est pas possible pour le salarié de regagner sa résidence si :
– la distance entre sa résidence et le lieu de travail est égale ou supérieure à 50 km
– et que le temps de trajet en transport en commun est supérieur à 1h30.
Même si ces conditions ne sont pas réunies l’indemnité de grand déplacement peut être démontrée par l’impossibilité pour le salarié de rejoindre sa résidence du fait par exemple d’horaires décalés, d’une absence de transports en commun durant les horaires de travail…
Là encore l’indemnité est exonérée de cotisations dans une certaine limite qui diffère selon de si le déplacement s’effectue en métropole ou dans un territoire d’outre-mer.
Pour la métropole :
Repas :
– Pour les 3 premiers mois de déplacement, la limite est de 19 €/ repas.
– Pour les déplacements supérieurs à 3 mois, mais tout de même inférieurs à 2 ans, la limite subit un abattement de 15 %. Ce qui porte la limite à 16.2 €/ repas.
– Les déplacements supérieurs à 2 ans, mais tout de même inférieurs à 6 ans, le plafond subit là un abattement de 30 %. Ce qui porte la limite à 13.3 €/ repas.
Hébergement + petit déjeuner :
– déplacement <3 mois = limite de 68.1 € pour Paris et les départements suivants 92, 93 et 94. Pour les autres départements, la limite est de 50.5 €.
– 3 mois < X mois < 2 ans = limite de 57.9 € pour Paris et les départements suivants 92, 93 et 94. Pour les autres départements, la limite est de 42.9 €.
– 2 ans < X mois < 6 ans = limite de 47.7 € pour Paris et les départements suivants 92, 93 et 94. Pour les autres départements, la limite est de 35.4 €.
Pour l’Outre Mer :
Les plafonds diffèrent en fonction du déplacement s’il a lieu à la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon ou à la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna, la Polynésie française.
En Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna, Polynésie française, le plafond est de 21 € /repas et pour l’hébergement + petit déjeuner de 90 €.
En Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon le plafond est de 17.5 €/ repas et pour l’hébergement + petit déjeuner de 70 €.
Pour les déplacements en outre-mer les plafonds subissent également un abattement en fonction de leur durée. Les abattements sont les mêmes qu’en métropole. Déplacement de plus de 3 mois = 15% d’abattement et déplacement de plus de 2 ans = abattement de 30 %.
À savoir : si l’employeur met à disposition du salarié un logement à titre gratuit ou que celui-ci regagne tout de même sa résidence, l’indemnité pour grand déplacement ne pourra pas être exonérée de cotisations sociales.
5- Déplacement domicile/ travail
Les trajets entre le domicile et le travail peuvent donner lieu à un remboursement si le salarié se rend au travail en transport en commun ou par le biais d’un service de location de vélo public.
La prise en charge par l’employeur est de 50 % sur un tarif de 2e classe, en prenant en compte le trajet le plus court. Cette prise en charge est obligatoire sur présentation d’un justificatif est à condition qu’il s’agisse d’un abonnement (annuel, mensuel ou hebdomadaire). Le remboursement de titres à l’unité n’est pas obligatoire.
Le remboursement de frais de transport est exonéré de cotisations sociales dans la limite des frais réellement engagés. Ce qui veut dire que l’employeur peut s’il le souhaite rembourser plus que les 50 % obligatoires et ceux sans que ce surplus soit soumis à cotisations.
6- Mobilité professionnelle
Un salarié muté dans un lieu de travail à plus de 50 km avec plus de 1h30 de transport pourra percevoir des indemnités afin de compenses les frais qui en résultent (déménagement).
Cette indemnité est dans ce cas exonérée de cotisations sociales dans la limite d’un barème fixé par l’administration.
