Aucun texte ne rend obligatoire l’utilisation d’un tampon au sein d’une entreprise. Cependant, cet outil est devenu incontournable dans la gestion, tant en interne qu’en externe. Il peut même être un outil puissant s’il est utilisé à bon escient. Nous allons justement vous montrer brièvement quelques aspects de sa place au sein de l’entreprise.
Quelle est la valeur légale d’un tampon ?
Le tampon n’a pas réellement de valeur légale, surtout lorsqu’il n’est pas accompagné d’une signature. En effet, il est facile d’imaginer qu’une personne malveillante puisse se fabriquer par exemple un tampon semblable à celui d’une entreprise et l’utilise à des fins douteuses. Ce que dit la loi, c’est qu’un document officiel doit comporter certaines informations obligatoires, qu’elles soient imprimées en en-tête ou apportées par un tampon. Ainsi, dans la pratique, si toutes ces informations sont comprises dans l’en-tête, l’utilisation même du tampon devient facultative.
Que doit contenir un tampon encreur ?
Un tampon encreur pour entreprise doit avoir des mentions spécifiques lorsqu’il est utilisé dans un cadre professionnel. Le logo de l’entreprise est le premier élément qui doit apparaître et il doit être accompagné de la raison sociale et des différentes informations de contacts. Ensuite, les informations que nous venons de citer plus haut peuvent y figurer, comme la forme juridique, les numéros SIRET, APE, SIREN et RCS, ou encore la ville où l’entreprise est installée. Mais encore une fois, ces mentions ne sont pas imposées par la loi si le document qui le contient en fait mention.
Un tampon encreur, un puissant outil de communication
Le tampon doit contenir le logo de l’entreprise
Le tampon peut être un outil de communication, car il véhicule l’image de l’entreprise. Ainsi, le logo doit être présent sur un tampon. Celui-ci peut être accompagné d’autres informations comme un slogan ou un message particulier. Vu sous cet angle, il faut profiter de chaque occasion pour afficher le logo de l’entreprise. Peu importe si ce n’est pas le tampon officiel de l’entreprise, mais un tampon quelconque comme un accusé de réception, profitez de l’occasion pour afficher au moins votre logo.
Le tampon d’entreprise, une audience particulière
L’un des grands avantages d’afficher ainsi le logo de l’entreprise, c’est que ces divers documents peuvent faire le tour de plusieurs mains. Mais encore, ce document peut parvenir aux mains d’un décideur et peut être un élément de différenciation par rapport à vos concurrents. C’est de cette manière qu’on peut parler du tampon comme un puissant outil de communication. C’est ainsi qu’il faut surtout le soigner visuellement et veiller à sa qualité.
Un tampon encreur, un puissant outil interne
Il est aussi important de bien différencier le tampon d’usage externe et le tampon d’usage interne. Néanmoins, ce n’est pas parce qu’un tampon est d’usage externe qu’il est d’une moindre importance. En effet, l’utilisation du tampon doit être optimisée dans les procédures internes afin de gagner en rapidité et en efficacité.
Un tampon rouge pour un dossier refusé par exemple évite que la personne concernée n’ait à feuilleter le dossier concerné à chaque fois. Un simple coup d’œil rapide sur le carton chemise lui donne toutes les informations dont il a besoin, même d’un peu plus loin. Il en est de même pour une personne qui doit écrire de longues phrases sur chaque document. La création d’un tampon qui a la forme d’un formulaire peut lui faciliter la tâche. Il n’aura plus dans ce cas qu’à remplir certaines cases.
Le tampon d’entreprise, un outil qui tend cependant à disparaître
Il fallait en effet s’y attendre, l’utilisation grandissante d’internet et des nouvelles technologies diminue progressivement l’utilisation du tampon. L’essentiel de la correspondance des entreprises se fait désormais par voie électronique. Certains documents officiels comme les factures par exemple ne s’impriment plus. Le format numérique est devenu le nouveau standard, et celui-ci est dépourvu de tampon.
D’un autre côté, le tampon est utilisé exclusivement sur du papier, mais l’utilisation de ce dernier est de plus en plus controversée. La priorité de nos jours est à la protection de l’environnement et le papier est l’un des produits cibles des écologistes. Ces derniers trouvent dans l’arrivée du format numérique la solution au problème.
Ainsi, le tampon n’aurait donc plus d’avenir ? C’est surtout sa forme actuelle qui va disparaître. En effet, des tampons numériques commencent à voir le jour. On les appelle communément sceaux d’entreprises et ils peuvent même remplacer les signatures numériques. Néanmoins, le concept n’est pas encore vraiment répandu. Seulement, on est sûr que c’est ce type de tampon qui dominera dans le futur. Reste à définir à quelle vitesse il supplantera nos tampons traditionnels.
