Tout d’abord il est important de rappeler que l’article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts prévoit que les entreprises assujetties à TVA qui procèdent à la livraison de biens et prestations de services ne donnant pas lieu à facturation, sont dans l’obligation d’utiliser un système ou logiciel de caisse sécurisé. Vous trouverez ci-dessous plusieurs conseils pour choisir au mieux votre logiciel de caisse.
Choisir un logiciel de caisse sécurisé
Avant toute chose, il faut savoir que les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse doivent obtenir une certification de conformité par un organisme accrédité ou bien une attestation délivrée directement par le logiciel. La certification ou attestation doit garantir le fait que le logiciel est sécurisé, c’est à dire qu’il répond aux conditions suivantes :
- inaltérabilité des données : toutes les données liées aux règlements ne peuvent être altérées.
- sécurisation des données : garantir la fiabilité des données enregistrées.
- conservation et archivage des données : les données sont datées et figées avec une période d’archivage de définie.
Il est donc indispensable que l’éditeur de votre logiciel de caisse puisse vous fournir une attestation au nom de votre entreprise rappelant : le nom, référence de votre logiciel, date d’acquisition du logiciel, attester le fait que le logiciel réponde aux conditions citées ci-dessus.
Choisir un logiciel synchronisé avec votre comptabilité
De nombreux logiciels de caisse proposent désormais d’exporter les écritures comptables de toutes vos ventes et règlements. Cette fonctionnalité qui semble toute simple aux premiers abords va vous permettre de gagner un temps précieux. Si vous réalisez vous même la saisie de votre comptabilité, ou bien si c’est votre cabinet d’expertise comptable qui se charge de cette partie, cela peut être un moyen de renégocier avec eux vos honoraires.
Choisir un logiciel de caisse proposant des outils d’analyses
En tant que chef d’entreprise, il est primordial pour vous de réaliser un suivi régulier de l’état de santé de votre entreprise. Pour suivre au mieux les performances de votre entreprise, il est possible de compter sur votre logiciel de caisse.
En effet à travers le logiciel, vous pouvez accéder à différents chiffres clés et ratios : chiffre d’affaires (CA) journalier, mensuel ou encore annuel, montant des créances restantes à encaisser, panier moyen etc… Les outils d’analyses peuvent aussi être adaptés à votre secteur d’activité. Par exemple, une caisse enregistreuse pour les restaurants peut vous proposer de suivre, le nombre de couvert, la panier moyen, la part du CA lié aux boissons, des prévisions de CA en fonction des jours (en se basant sur les données historiques).
Un logiciel accessible et ergonomique
Utiliser votre logiciel ne doit pas être une corvée. Dans le but d’utiliser votre outil de la meilleure des manières, il est donc recommander de choisir un logiciel de caisse à minima ergonomique et accessible (par quel moyen puis je utiliser la caisse : une tablette, smartphone, une caisse enregistreuse imposante).
En fonction, de votre activité, l’accessibilité va être plus ou moins primordiale. Si vous exercez une activité une ambulante, par exemple la vente de produits dans des foires et salons. Il peut être intéressant de choisir une caisse accessible sur Smartphone et tablettes. Et dans ce cas de figure veillez à bien demander si le logiciel de caisse et utilisable sur iOS (Ipad) ou Android. Il existe encore des logiciels qui ne sont pas compatibles avec la marque à la pomme.
