Lorsque l’on est un jeune créateur d’entreprise, il est tentant de vouloir limiter au maximum ses charges. Il y a toutefois certains outils qui peuvent vous faire gagner du temps pour que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre activité. C’est notamment le cas du logiciel de facturation. Nous vous expliquons ici pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Des mentions obligatoires sur les factures
L’article L441-9 du code de commerce précise les mentions légales devant apparaître sur une facture. Il s’agit de :
- la date de l’opération
- la désignation du produit
- l’identité de l’acheteur et du vendeur
- le prix unitaire hors taxe
- la date d’échéance de la facture
- les pénalités applicables en cas de retard de paiement
Amende de 15 € par mention manquante ou erronée plafonnée au quart du montant de la facture
En l’absence de facture ou s’il s’agit d’une facture fictive, l’amende peut être portée à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Toutefois, si l’opération figure tout de même dans la comptabilité le montant de l’amende est plafonné à 5% du montant de la facture dans la limite de 37 500 € par exercice comptable.
Un gain de temps considérable
Il est important de rappeler que l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire. Toutefois, ces outils permettent de limiter les erreurs et vous font gagner un temps important. Un logiciel de facturation vous permet :
- d’avoir l’ensemble des mentions légales préremplies ou un message d’erreur qui s’affiche si ce n’est pas le cas
- de paramétrer en amont la liste des produits proposés ainsi que son prix unitaire
- le logiciel de facturation permet en principe de réaliser les devis et la fonctionnalité précédente est indispensable pour une bonne gestion de votre marge
- certains logiciels ont une fonctionnalité qui permet de générer les écritures comptables de l’ensemble des factures. En fonction de votre volume de facturation c’est un gain de temps conséquent pour votre comptable.
Un logiciel de facturation pour favoriser la bonne gestion de votre entreprise
Par ailleurs, certains logiciels proposent des tableaux de bords afin que vous ayez accès en temps réel à des indicateurs clés. Ces indicateurs vont vous permettre de piloter au mieux votre entreprise. En fonction de multiples situations le chef d’entreprise se doit de prendre des décisions :
- Recruter du personnel/ Octroyer des primes pour récompenser et fidéliser le personnel
- Investir dans du matériel performant
- Une hausse soudaine du chiffre d’affaires peut également nécessité des besoins de trésorerie pour financer ce que l’on appel le besoin en fonds de roulement (stock, délais de paiement du client)
- Une chute du chiffre d’affaires/ ou du chiffre d’affaires attendu (via les devis signés) va au contraire nécessiter de limiter les investissements, favoriser le démarchage commercial pour développer sa clientèle…
- Retravailler sa tarification : il est aussi possible sur certains logiciels de facturation de renseigner le prix d’achat des produits vendus. Cela va permettre de suivre la marge. La marge est un élément déterminant pour l’entrepreneur. C’est ce qui va lui permettre de payer ses charges de fonctionnement, son personnel et investir. Lorsque la marge est insuffisante, on se pose deux questions. Est ce que mes tarifs sont trop bas (ma marge en pourcentage est plus faible que celle de mon secteur d’activité) ou bien est ce que c’est mon nombre de vente, prestation qui est trop faible ? Il faudra alors revoir les tarifs ou bien développer son activité.
