Le nombre de courriers envoyés continue de baisser : la Poste s’attend en 2020 à une baisse de 19% des courriers. Mais c’est loin d’être le cas des colis : avec le confinement, le nombre de colis postaux en circulation a explosé. Pour les grandes entreprises, cette gestion du courrier au quotidien nécessite une véritable organisation. Nous allons à travers cet article vous présenter des techniques qui permettent d’améliorer la gestion de votre courrier.
La gestion en interne du courrier
Mettre en avant les e-mails est un bon moyen d’optimiser la gestion du courrier, ce qui a un impact financier, mais permet aussi de faire un geste écologique en évitant de recourir au courrier papier. De nombreuses institutions françaises se sont d’ailleurs mises au courrier électronique afin de diminuer la masse de courrier en circulation.
La gestion des plis par le service courrier
Afficher différents pôles directement sur vos supports de communication va vous permettre de faciliter la gestion des courriers en vous assurant que le bon pli arrive directement auprès du bon service. Les personnes souhaitant contacter le pôle comptable vont alors directement inscrire cette mention sur leur courrier, ce qui va permettre au service dédié de trier facilement le courrier et de gagner un temps considérable. Entre la mise sous pli, l’ouverture du courrier, la répartition du courrier au service/ destinataire correspondant et la gestion des approvisionnements (timbres, enveloppes), on comprend en quoi l’essor de l’e-mail peut permettre de dégager une bonne quantité de temps ainsi que de ressources financières et humaines surtout si toutes les tâches sont réalisées à la main.
Si la plupart des grandes entreprises utilisent une machine de traitement du courrier pour faciliter la répartition automatisée des plis, voire un système de distribution interne, ce n’est pas toujours efficace quand l’entreprise reçoit et expédie de nombreux colis, comme peut le faire Amazon. L’emploi de coursiers peut être nécessaire entre les différents locaux d’une même entreprise, et surtout, les méthodes de tri vont être différentes de celles des lettres et documents au vu de la variété des formats de colis existants.
Des technologies de tri des paquets : le pick to light
Si vous êtes une entreprise possédant sa propre logistique, vous connaissez peut-être la technologie du Pick to light. Cette technologie est souvent utilisée dans les entrepôts de préparation de commande. Le côté innovant du Pick to light peut aussi être utilisé pour le traitement des colis, car il permet de réduire les erreurs et d’améliorer la productivité du personnel chargé de la préparation. La technologie fonctionne via des témoins lumineux associés à un numéro de commande, indiquant l’endroit où le personnel doit récupérer un produit précis.
Les constructeurs de ces systèmes de Pick to light sont allés plus loin en développant des logiciels et machines capables de directement trier le courrier, avec une station de lecture OCR (reconnaissance optique de caractère), capable de lire ce qui est indiqué sur le courrier et différentes sorties. Une fois que la machine a reconnu le destinataire, elle va pouvoir placer le colis à une sortie précise qui va correspondre à un service en particulier. D’où l’intérêt de bien libeller les adresses complètes.
Pour les sorties de courrier, le principe va être différent : une station de pesage va se charger de connaître le coût de l’expédition, puis apposer une étiquette d’affranchissement. Il est également possible d’acquérir des modules supplémentaires qui peuvent par exemple vous permettre d’ajouter un suivi aux plis et colis, une traçabilité qui peut être un bon moyen de réduire les éventuels litiges liés à l’expédition.
Externalisation de la gestion du courrier
Au besoin, il est possible de déléguer la gestion du courrier des colis à une entreprise tiers. Un moyen intéressant quand on ne dispose pas d’un service entièrement dédié à la gestion du courrier, que les flux courrier sont variables ou que le coût d’entretien d’un tel service est trop élevé.
Recourir à une société de domiciliation
Les entreprises de domiciliation offrent des adresses administratives aux entreprises (SA, SARL, SAS…), qui acquièrent donc une boîte postale liée à l’adresse de leur siège social. Ce service est donc fortement apprécié par les entrepreneurs qui ne possèdent pas d’adresse physique, ou pour donner une image plus huppée de l’entreprise. Il est effectivement tout à fait possible d’acquérir une adresse postale sur les Champs-Élysées à Paris pour quelques dizaines d’euros par mois. Ces sociétés de domiciliation proposent de nombreux services annexes, et notamment de redistribuer votre courrier à une adresse précise ou encore de scanner vos courriers et de vous les envoyer par mail, ce qui est pratique si votre siège est assez éloigné de votre adresse de domiciliation (par exemple, en Suisse).
Recourir à une société de domiciliation est donc un bon moyen d’externaliser la gestion de votre courrier. Assurez-vous cependant de bien choisir votre prestataire : en confiant votre courrier, vous donnez également accès à des informations confidentielles. C’est la raison pour laquelle les sociétés de domiciliation doivent posséder un agrément préfectoral. C’est-à-dire que l’exercice de leur activité est soumis à une autorisation de la préfecture. Vérifier que votre prestataire dispose de cet agrément est déjà un bon moyen de s’assurer de sa fiabilité. Il est très courant de demander au prestataire une copie de son agrément, n’hésitez donc pas à le faire. En cas de non-retour de sa part sur le sujet, nous vous conseillons de passer votre chemin et de contacter un autre prestataire. Il en existe un grand nombre vous ne devriez pas avoir de mal à trouver votre bonheur.
Prospection commerciale par courrier
Le choix de la prospection commerciale par courrier dépend de la stratégie commerciale de l’entreprise, mais aussi des périodes-clés en communication. En principe, cette prospection par courrier a lieu ponctuellement dans l’année (Noël, Halloween, Pâques…) et va engendrer une surcharge temporaire du service courrier. Il peut donc être judicieux pour une grande entreprise de simplement externaliser la partie prospection commerciale par courrier en contactant des prestataires spécialisés, plutôt que de faire reposer cette tâche sur ses services internes. Cela peut aussi concerner l’envoi de messages commerciaux, de remerciements ou encore de cadeaux d’entreprise.
Source : Le Figaro
