En entreprise, les salariés sont parfois amenés à faire des dépenses. Ces frais s’inscrivent pour la plupart dans l’accomplissement des missions professionnelles. Elles sont généralement regroupées sur un document nommé note de frais.
Il faut noter que la comptabilisation de ces frais doit répondre à certaines règles juridiques et fiscales. L’entreprise est également tenue de procéder à un remboursement des fonds aux employés. Parmi les types de notes de frais figurent les frais de repas des salariés.
Quelles sont les conditions de remboursement des frais de repas ?
Dans le cadre de l’exercice professionnel, de nombreuses raisons peuvent amener un employé à prendre son repas hors du domicile. Il peut s’agir des motifs comme les horaires de travail particuliers ou un rendez-vous avec un client.
Les missions effectuées loin du lieu de travail figurent aussi parmi les raisons. Soucieux du bien-être de leurs salariés, de nombreuses entreprises s’attardent donc sur comment construire une politique de note de frais. Elle contribue généralement à la bonne évolution de l’entreprise.
Il est donc indispensable que ces dépenses aient été faites exclusivement dans l’accomplissement d’une tâche professionnelle.
C’est le cas par exemple d’un employé qui doit aller en mission dans un lieu très éloigné de son domicile. Toutefois, il doit être en mesure de justifier ces dépenses.
Quel est le montant des frais de repas ?
Le remboursement des frais de repas peut s’effectuer sous la forme d’un montant forfaitaire ou bien en fonction des dépenses réellement engagées par le salarié.
Lorsqu’il s’agit d’un forfait, il existe un plafond à ne pas dépasser afin que cette indemnité ne soit pas soumise à cotisations sociales. Ce plafond va dépendre de si le salarié effectue le repas dans le cadre d’un petit ou grand déplacement. Pour être considéré comme grand déplacement, il faut que la distance entre le lieu de résidence et travail du salarié soit supérieure à 50km et qu’il ne soit pas possible de regagner son domicile en moins de 1h30 en transports en commun.
Pour les petites déplacements :
La limite varie en fonction de la nature de l’indemnité. Pour un salarié qui est en déplacement professionnel, la limite d’exonération est revue à 20,20 euros. Ces frais sont valables uniquement pour des dépenses dans un restaurant.
Pour des dépenses faites sur un lieu autre qu’un restaurant comme sur un chantier, le montant s’élève à 9,90 euros. En cas de contrainte obligeant le salarié à prendre son repas sur son lieu de travail, il faut considérer comme seuil 7,10 euros.
Pour les grands déplacements :
Le montant des frais de repas des salariés pour les grands déplacements s’élève à 20,20 euros. Cependant, ce montant ne couvre que les 3 premiers mois. Au-delà du 3ème mois jusqu’au 24ème mois, il faut considérer 17,20 euros. Si la durée excède 24 mois et s’étend jusqu’au 72ème mois, la limite est fixée à 14,10 euros.
Faut-il conserver les justificatifs ?
Les justificatifs occupent une place importante dans la politique des notes de frais. Il s’agit de document à nature comptable pouvant permettre le remboursement des dépenses. Selon la législation, il n’existe pas de délai défini pour la conservation de ces documents.
Toutefois, un article souligne le fait que les documents comptables doivent être conservés durant 10 ans. Pour les autorités fiscales en revanche, le délai de conservation est fixé à 3 ans. Ces pièces comptables sont aussi indispensables lors des contrôles réalisés par les impôts.
