Avec la crise sanitaire actuelle, les entreprises réfléchissent désormais à de nouvelles façons de travailler. Certaines entreprises ont notamment fait le choix stratégique du télétravail. Nous vous présentons ici plusieurs outils technologiques qui vont vous permettre d’organiser au mieux le télétravail.
4 outils indispensables en télétravail
Elisabeth BORNE, ministre du travaille a annoncé qu’en septembre 12% des heures travaillées ont été effectuées en télétravail. Dans un contexte où l’épidémie grimpe il peut être profitable de s’équiper d’outils. Nous vous présentons ici les outils indispensables pour télétravailler. Ils permettent de continuer d’animer les équipes et de garder une cohésion importante.
Agenda partagé
Le premier outil nécessaire quand l’on collabore en télétravail est l’agenda partagé. En effet, si vous avez besoin d’aide, de fixer un rendez vous, d’échanger avec un collègue il est nécessaire de savoir si ce collègue est disponible. L’application Hubtobee peut parfaitement répondre à cette problématique.
Gestionnaire de tâches
Le second outil de télétravail est le gestionnaire de tâches. Organiser le travail de chacun peut être vite compliqué. Ces applications vous permettent d’énumérer la liste des missions à réaliser.
Et il est bien sur possible de :
- préciser l’échéance de la mission
- indiquer un ordre des priorités
- attribuer la mission à un collaborateur
La liste n’est pas exhaustive, il s’agit des principales fonctionnalités.
Le gestionnaire de tâches permet donc d’attribuer rapidement les missions de chacun, de pouvoir suivre l’avancée des travaux des collaborateurs et d’avoir un suivi en temps réel de l’activité.
Chaque collaborateur dispose de son onglet avec les missions du jour et celles à venir.
Il est également possible d’avoir une vue d’ensemble de l’entité avec toutes les missions à réaliser, celles en cours ainsi que celles terminées. Il est bien entendu possible d’ajouter des sous tâches et d’identifier des responsables lorsque l’on a des questions sur une mission.
Les deux outils les plus performants dans ce domaine sont Trello et Asana. Ils disposent tout d’eux d’une version gratuite si vous souhaitez réaliser des tests.
Visioconférence
L’indispensable lorsque l’on a besoin de :
- réaliser un entretien
- faire un point avec un collaborateur
- un besoin d’échanger
- de continuer à garder une convivialité même à distance
Tout le monde a connaissance de ce qu’est la visioconférence, nous n’allons pas développer sur le sujet. Désormais de nombreux outils proposent cette fonctionnalité, toutefois durant cette période le plus plébiscité n’est plus Skype mais Teams. Teams se différencie car il est plus axé pour les professionnels en plus d’accéder à une fonctionnalité de visioconférence, il est aussi possible de créer des groupes de travail.
Messagerie instantanée
Pour certaines entreprises, notamment les entreprises innovantes les mails sont dépassés pour échanger entre collègues. Pour eux la boite mail ne sert plus qu’à échanger avec les personnes externes à l’entreprise.
Ce phénomène résulte notamment du fait d’outils comme Slack qui ont révolutionnés les échanges internes. Lorsque l’on travaille dans une entreprise d’une taille même moyenne on devient vite submergé de mails.
L’outil Slack résout le problème avec une idée très simple, créer plusieurs canaux de discussions avec la possibilité d’enregistrer dans son espace personnel divers messages. Par exemple pour les collaborateurs d’un cabinet d’expertise comptable un canal fiscal, un second social, un troisième moins professionnel pour la cohésion « apéros ». Il est préférable de décomposer un maximum les canaux pour mieux s’y retrouver.
L’avantage de cet outil est de faciliter les échanges, d’éviter d’avoir une boite mail surchargée, de ne pas à avoir à se poser la question à qui dois je m’adresser ? En fonction du canal, les personnes concernées par la discussion se reconnaîtront.
Nous espérons que cet article vous à plu, n’hésitez pas à nous partager en commentaire vos outils de télétravail.
