Le local ou bureau d’une entreprise est soit détenu en propriété, soit loué. On constate alors pour une location d’un bureau ou local, la comptabilisation de loyers. Au contraire pour les immeubles en propriété, on comptabilise des amortissements (sauf sur la valeur du terrain). Nous allons ici nous consacrer à la comptabilisation des locaux en location.
La comptabilisation d’une location bureau/ local en 4 étapes
Comptabilisation des frais d’agence, intermédiaire
Il est fréquent de faire appel à une agence, un intermédiaire pour trouver le local ou bureau qui va correspondre aux besoins de votre activité.
Ces intermédiaires ont bien entendu un coût, qui s’évalue généralement à un mois de loyer.
La comptabilisation de frais d’agence est la suivante :
- débit du compte 622 « rémunération d’intermédiaires et honoraires »
- débit du compte 44566 « TVA déductible sur services »
- crédit du compte 401 « fournisseur »
Comptabilisation du dépôt de garantie
Pour se prévenir contre le risque d’impayé le bailleur exige fréquemment un dépôt de garantie. Le montant de ce dépôt n’est pas réglementé mais en pratique il s’évalue entre 1 et 2 mois de loyers.
Le dépôt de garantie est une somme d’argent versée à votre bailleur. Cette somme vous sera restituée à la fin du bail, si aucun impayé n’a été constaté.
Il ne s’agit donc pas d’une charge mais d’une somme d’argent immobilisée. Le plan comptable général a donc prévu un compte 2751 « dépôt de garantie ».
La contre partie de ce compte 2751 sera le compte 404 « fournisseur d’immobilisation ». Il n’y a pas de TVA a constater sur un dépôt de garantie.
Comptabilisation des loyers
Les loyers sont en pratique réglés mensuellement. Le montant de ces loyers varie en fonction de l’état des locaux, des équipements et bien entendu de la valeur de l’immobilier dans votre secteur.
Pour vous donner une idée de montants, vous pouvez consulter le site de Bureaux Locaux (1er site d’annonces immobilières pour les professionnels).
TVA location professionnelle nue
Pour comprendre l’écriture comptable à enregistrer pour les loyers, il est nécessaire de connaître les règles en matières de TVA.
Il est nécessaire de dissocier un bail commercial pour des locaux nus, d’un bail pour des locaux aménagés.
Comme le prévoit l’article 261D du CGI, la location de locaux professionnels nus sont exonérées de TVA. Sauf dans les cas suivants :
- constitue pour le bailleur un moyen de poursuivre sous une forme l’exploitation d’un actif commercial : il peut s’agir du cas ou un associé apporte uniquement le fonds de commerce et réalise une location de l’immeuble
- la location a pour but d’accroitre les débouchés du bailleur : l’exemple qui revient régulièrement est le fait pour un hyper-marché de louer des galeries marchandes. L’ouverture de nouvelles boutiques va apporter de nouveaux clients à l’hyper marché.
- le bailleur participe au résultat de l’entreprise : il s’agit du cas où le bailleur est associé de l’entreprise locataire.
A noter, qu’il est également possible sur option d’opter pour l’assujetissement à la TVA (article 260 du CGI). Cet assujetissement peut permettre au bailleur de déduire de la TVA sur des dépenses conséquente (rénovation des lieux lors de l’acquisition).
TVA location professionnelle aménagée
A contrario la location d’un local professionnel aménagé, c’est à dire que les équipements en place vont permettre la réalisation de l’activité sont soumis à la TVA (sauf si le bailleur est sous le régime de franchise de TVA).
Ecriture comptable du loyer d’un local professionnel/ bureau
La comptabilisation suivante est alors la suivante :
- débit du compte 6132 « location immobilière »
- débit du compte 44566 « TVA déductible » dans le cas d’une location d’un local aménagé ou si votre bailleur à opter à l’assujetissement de la TVA.
- crédit du compte 401 « fournisseur »
