Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, un salarié peut être amené à rédiger une note de frais pour se faire rembourser par son employeur.
Pour être validée, la note de frais doit respecter un certain nombre de règles et sa rédaction doit également se faire en adéquation avec certaines exigences.
Quelles sont donc les contraintes que doit respecter une note de frais ? Et quels sont les principes à suivre pour bien rédiger une note de frais ? Réponses ici.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Il s’agit d’un document permettant à un salarié de se faire rembourser par son employeur, des dépenses qu’il a payées de sa poche dans le cadre d’une mission professionnelle.
La note de frais a donc pour rôle de permettre à l’entreprise de gérer les dépenses professionnelles des employés de façon uniformisée, à condition parfois pour ces derniers de respecter le délai pour se faire rembourser.
Ledit remboursement peut se faire via une carte Mooncard, pratique et sécurisée. La carte simplifie les dépenses professionnelles ainsi que la gestion de frais professionnels respectivement pour l’entreprise et ses salariés.
Les dépenses pouvant faire l’objet d’une note de frais
Pour éviter de rédiger une note de frais pouvant être rejetée par votre employeur, il est important de connaître les différents frais concernés par ce document. Il s’agit principalement des dépenses relatives à :
- La restauration ;
- Les déplacements (carburant, transport en commun, péage, stationnement, etc.) ;
- L’hébergement ;
- L’achat de fournitures de bureau ou divers consommables ;
- Les abonnements internet ou téléphonique ;
- Etc.
Différents types de notes de frais
Il existe deux formes de notes de frais :
- La note de frais dite classique : rédiger une telle note de frais se fait sur la base du même principe que les dépenses courantes de la boîte. On y retrouve donc les montants à rembourser et le nom du fournisseur. Au besoin, le salarié peut mentionner également un client à refacturer ;
- La note de frais kilométriques : elle concerne généralement les déplacements et précise les frais engagés ainsi que les différentes étapes du parcours.
Quelles sont les règles à suivre pour bien rédiger une note de frais et se faire rembourser ? Ce billet vous guide dans l’élaboration de ce document.
Bien rédiger une note de frais : règles et principes
Avant tout remboursement, l’administration de l’entreprise vérifie la conformité des notes de frais. Elle peut également imposer des délais pour la soumission des notes de frais et en informer ses salariés à travers une note de service.
Les caractéristiques
Pour être remboursée, la note de frais doit avoir pour objet :
- Des dépenses engagées pour les besoins de l’entreprise : le salarié doit être en mesure de prouver que lesdits frais ont été engagés pour les besoins de son activité professionnelle ;
- Des montants raisonnables : à défaut, l’entreprise pourrait considérer lesdits frais comme des avantages en nature ;
- dépenses justifiées : pour être remboursé, le salarié doit joindre soit un reçu ou un ticket de caisse, ou encore une facture détaillée à la note de frais.
Informations à intégrer dans la note de frais
Pour être conforme, la note de frais doit indiquer ici des renseignements tels que :
- La date à laquelle les frais ont été engagés ;
- L’identité du salarié concerné ou son service ;
- Les montants HT et TTC à rembourser ;
- La nature des frais à rembourser.
La note de frais : sur quel support ?
Le plus souvent, les informations suscitées sont présentées sous la forme d’un tableau Excel. Il est également possible d’utiliser un support papier, bien que cela ne soit pas très recommandé.
Par ailleurs, les entreprises adoptent de plus en plus des logiciels dédiés ou des solutions en ligne, facilitant ainsi la tâche à leurs collaborateurs qui doivent rédiger une note de frais.
Pour aller plus loin :
D’un autre côté votre employeur va intégrer ces dépenses à sa comptabilité. Nous avons réalisé des articles complets sur la comptabilisation :
La déduction de ces frais est particulière. Nous vous laissons le soin de consulter ces articles pour en savoir plus.
