Nous allons ici vous présenter comment procéder à la comptabilisation d’une location de salle de réunion ou encore de dépenses pour la mise en place d’un séminaire d’entreprise. Nous ne sommes donc pas là pour évoquer la différence entre un séminaire d’entreprise et une réunion mais si vous insistez.
Différence entre réunion et séminaire
Une réunion se caractérise par le simple regroupement de personne dans un même lieu physique ou en ligne (visio conférence). La réunion permet de discuter autours d’un sujet libre.
Tandis que le séminaire peut être définit comme une reunion mais avec des particularités. En effet, le séminaire regroupe des individus afin d’élaborer des recherches sous les directives d’une personne. En plus d’une intention de :
– recherches/ formations en groupe
– sous une directive
On peut y inclure qu’en principe un séminaire d’entreprise se déroule dans un lieu externe à l’entreprise et que sa durée est bien souvent plus longue qu’une simple réunion. Le team building peut être associé à un séminaire.
Vous aurez donc compris que la réunion tout comme le séminaire peuvent engendrer des frais (location de salle, hébergements, matériels, repas, transports, activités…)
Location ponctuelle de locaux : pensez à vous assurer
Si vous recourez régulièrement à la location de salle de réunion, il peut être intéressant de voir avec votre assureur si vous êtes couverts en cas de sinistres dans ces lieux. Les salles de réunions mises à disposition sont bien souvent situés dans des espaces de co-working où le flux de personnes est important. Dans ces circonstances, il peut être intéressant de mettre en place une assurance multirisque professionnelle qui a pour vocation à notamment couvrir vos biens mobiliers ainsi que la responsabilité de votre entreprise vis à vis des tiers.
Afin de bénéficier des tarifs les plus attractifs, gérer son entreprise a mis en place pour vous un comparateur d’assurance multirisque professionnelle :
Comptabilisation d’une location de salle de réunion
Comptabilisation en compte 6185 ou par nature ?
De la mise en place d’une réunion peuvent découler plusieurs dépenses annexes comme des frais de repas, de transport
La comptabilisation d’une réunion ou séminaire fait débat. Certains acteurs mentionnent le fait que ces dépenses (hors frais de repas et hébergement) peuvent être associés au compte 6185.
Tandis que d’autres précisent que le compte 6185 doit être utilisé uniquement pour les réunions non organisées par l’entreprise. Les dépenses doivent donc être réparties dans différents comptes selon leur nature.
Nous partageons l’idée d’enregistrer l’opération en 6185 uniquement si la réunion n’est pas organisée par l’entreprise. En effet les comptes de la classe 61 sont des comptes de services extérieurs.
Exemple
Pour bien résumer notre discours voici un exemple.
L’entreprise X a convier différents acteurs pour une réunion. Cette réunion a pour but d’amorcer le développement d’un point de vente. La réunion a lieu à Lyon à proximité du point de vente. La location d’une salle de réunion a été réalisé dans un espace de coworking via la plateforme https://www.kactus.com/fr/france/lyon. Pour ce faire plusieurs cadres ont dut faire le déplacement du siège social situé à Paris jusqu’au point de vente.
Résumé des dépenses pour la réunion :
- Salle de coworking 120 € HT (TVA 20%)
- Billets de train 100 € TTC
- Repas 100 € HT (TVA 10%)
La comptabilisation des dépenses de location de salle de réunion et de frais de déplacement est la suivante :
| Comptes | Débit | Crédit |
| 6132 « Location immobilière » | 120 | |
| 44566 « TVA déductible 20% » | 24 | |
| 401 « Fournisseur SARL COWORKING » | 144 | |
| 6256 « Missions» | 200 | |
| 44566 « TVA déductible 10% » | 10 | |
| 401 « Fournisseur » | 210 |
Comme le stipule cet article les frais de transports sont à inscrire en compte 6251 « voyages et déplacements » lorsqu’il s’agit uniquement de dépenses de transports. Si plusieurs dépenses ont été engendrés lors de ce voyage on utilise le compte 6256 « Missions ».
Pour rappel, la TVA sur les transports n’est pas déductible c’est pourquoi le billet de train est enregistré TTC en charges.
Comptabilisation des dépenses de séminaires
L’organisation d’un séminaire est généralement plus couteux pour une entreprise. Les dépenses ne s’arrêtent bien souvent pas qu’à des déplacements et de la restauration.
Les séminaires peuvent durer plusieurs et prévoir :
- Des activités
- La prise de parole d’intervenants extérieurs
- Hébergement
- Location d’espaces de travail
- Et bien entendu les frais de transports et de repas.
La logique est la même que pour la comptabilisation d’une réunion, c’est-à-dire qu’on enregistre les écritures comptables par nature si le séminaire est organisé par l’entreprise. Au contraire si celui-ci est organisé par un tiers on utilise le compte 6185.
A noter que pour les frais d’hébergement du personnel la TVA n’est en principe pas déductible.
